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Charte de gestion des droits d'accès de l'INSPÉ -TOP pour les outils de la Suite numérique de l'état

1. Pourquoi la gestion des droits d'accès et de partage nous concerne ?

Dans notre établissement, nous sommes régulièrement amenés à partager des documents contenant des données personnelles et confidentielles :

  • Données d'étudiants : notes, dossiers sociaux, aménagements d'études ....
  • Travaux scientifiques : données de recherche, brevets, publications en cours ....
  • Gestion administrative : fiches de paie, budgets, entretiens EPI ....

Le RGPD impose de garantir la confidentialité des données à caractère personnel et fait de l'intégrité et de la confidentialité un principe général du traitement des données. La gestion des droits d'accès lors du partage de documents entre dans ce cadre là.

Le droit européen ( ) et les règles de sécurité informatique imposent une règle simple : le principe du moindre privilège. Pour plus de précision, consultez le site de la CNIL.

Principe du moindre privilège : Chaque personne doit disposer uniquement des accès strictement nécessaires à l'accomplissement de sa mission, ni plus, ni moins, et seulement le temps nécessaire.

Spécificité des outils de la suite numérique de l'État

Dans les outils de LaSuite, l'utilisation de comptes individuels nominatifs via ProConnect, attribuent la propriété technique des documents à l'agent créateur, ce qui représente un risque pour l'établissement qui doit garder la complète maitrise de ses données.

En cas de départ, les documents deviennent inaccessibles, favorisant les fichiers orphelins, la perte de mémoire institutionnelle et la rupture de continuité du service public.

2. Règles obligatoires de gestion des droits d'accès à l'INSPÉ-TOP

Les droits d'accès et de partage se gèrent à minima chaque niveau d'arborescence tels qu'ils sont défini par la charte de nommage des dossiers des espaces collaboratifs de l'INSPÉ.

Aussi, chaque service aura deux espaces collaboratifs distincts :

  • INSPE-CODE-SERVICE_PILOTAGE
  • INSPE-CODE-SERVICE_FONCTIONNEMENT

INSPE-CODE-SERVICE_PILOTAGE, est le dossier contenant les documents sensibles qui n'ont pas vocation à être lu par tout le monde, comme les compte rendu d'EPI par exemple. Il aura obligatoirement :

  • Pour propriétaire : le chef de service.
  • Il ne sera pas partagé aux autre membres du service mais pourra éventuellement être partagé avec le DGS.
  • Certains sous dossiers, comme celui relatif aux RH pourraient être partagé avec la responsable du service Personnels. Accès à gérer au cas par cas.

INSPE-CODE-SERVICE_FONCTIONNEMENT, est le dossier permettant l'activité du service au quotidien. Il aura obligatoirement :

  • Pour propriétaires : le chef de service.
  • Pour administrateur : un membre du service
  • En lecture seule : tous les membres du service.

  • Les droits d'accès aux différents sous-dossiers devront être adaptés au cas par cas pour respecter le principe du moindre droit.

  • Un administrateur différent du propriétaire (Ex : un chef de projet)

  • Droit d'édition pour les membres actif du service qui doivent intervenir dans ce sous-dossier
  • Les autres membres du service restent en lecture seule

Règles communes à tous les espaces :

  • Dans les arborescences de niveau inférieur, toujours respecter le principe du moindre droit.
  • Réviser les droits d'accès à chaque changement notoire dans le service et sinon, au moins une fois par an.

3. Exemple d'application : le partage sur Fichiers d'un dossier du PRATICE Lab

Capture d'écran annotée montrant la gestion des droits d'accès d'un dossier
Description détaillée de l’image

Cette capture d'écran annotée explicite la gestion des droits d'accès sur le dossier INSPE_PRATICE-LAB_FONCTIONNEMENT.

Le visuel relie deux repères numérotés sur l'interface aux détails de configuration :
- Point 1 (Fil d'Ariane) : situe le dossier dans l'arborescence (Mes fichiers > INSPE_PRATICE-LAB_FONCTIONNEMENT).
- Point 2 (Fenêtre de partage) : présente la liste des 4 personnes ayant un accès au dossier.
- Répartition des rôles : 2 propriétaires (DGS et chef de service) et 2 lecteurs simples (autres membres).
- Niveau de confidentialité : le statut est fixé sur Privé, restreignant l'accès uniquement aux membres nommés.

Pour aller plus loin