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Charte de nommage des espaces de travail collaboratifs de l'INSPÉ-TOP

Pourquoi structurer l'arborescence ?

Travailler avec une arborescence claire est avant tout disposer d'un un outil de travail efficace qui permet de :

  • Retrouver l'information immédiatement sans dépendre de la mémoire d'un seul agent.
  • Faciliter le partage et la collaboration au sein du service, notamment sur les espaces communs et partagés.
  • Garantir la sécurité des données : le stockage sur le réseau interne ou sur un cloud souverain comme pour la suite numérique de l'État assure des sauvegardes régulières, contrairement à un ordinateur personnel même de fonction.
  • Faciliter le cycle de vie des documents : savoir ce qui doit être gardé pour preuve et ce qui peut être supprimé pour éviter l'encombrement numérique.

Règle de nommage des dossiers et fichiers pour l'INSPÉ-TOP

Les règles de nommage de l'INSPÉ ont été établies d'après les recommandation du service des archives de l'Université Jean Jaurès :

Règle de nommage obligatoire pour les espaces collaboratifs de chaque service, site ou mention dans Fichiers et Docs.

Pour la racine de l'espace de travail, utiliser la nomenclature suivante : INSPE_CODE-SERVICE_FONCTION

Avec les codes de service définis ici pour facilité la recherche d'information et le traitement automatisé.

1. Règles pour les espace de travail (la racine)

La gestion de l'arborescence des dossiers est directement liée à l'attribution des droits d'accès.

Dans le serveur de fichier de l'INSPÉ, le Commun, tous les membres du service ont les mêmes droits sur toute l'arborescence des dossiers. Fichiers, de la suite numérique de l'État, offre plus de souplesse pour mettre en œuvre le principe de moindre privilège.

Or, dans un service, il existe deux types de documents :

  • Des documents stratégiques pour le pilotage du service, destinés au chef de service et à la Direction.
  • Des documents nécessaires à la réalisation des missions du service. Tous les membres du service doivent y avoir accès selon le principe du moindre privilège.

L'objectif est ici de permettre une certaine confidentialité sur les documents qui le nécessitent, sans pour autant alourdir la gestion au quotidien.

Aussi, chaque service aura deux espaces collaboratifs distincts :

  • INSPE_CODE-SERVICE_PILOTAGE
  • INSPE_CODE-SERVICE_FONCTIONNEMENT

Le premier, INSPE_CODE-SERVICE_PILOTAGE, est le dossier contenant les documents sensibles qui n'ont pas vocation à être lu par tout le monde, comme les compte rendu d'EPI par exemple.

Le second, INSPE_CODE-SERVICE_FONCTIONNEMENT, est le dossier permettant l'activité du service au quotidien. Les droits d'accès aux différents sous-dossiers pourront être adaptés au cas par cas.

2. Règles pour les autres niveaux

Conventions de nommage des dossiers et fichiers
Niveau dans l'arborescence Convention Exemple Objectif
Dossiers de Fonction (Niveau 1) MAJUSCULES 01_PILOTAGE Faire ressortir immédiatement les rubriques principales.
Sous-dossiers opérationnels MAJUSCULES 01_COMPTES_RENDUS Offrir une lecture naturelle et reposante pour l'œil.
Documents Minuscules 2026-09-27_reunion-cr.pdf Éliminer tout risque de conflit lors du partage réseau.
Description du tableau

Colonnes : Niveau dans l'arborescence, Convention, Exemple, Objectif. Lignes : une ligne par niveau hiérarchique de l'arborescence documentaire. Pas de fusion de cellules. La colonne Objectif précise la finalité de chaque règle de nommage.

Quelques règles additionnelles : Organisez vos dossiers par ordre d'importance

  • Mettre dans les premiers niveaux (01, 02) les dossiers concernant la Direction, le pilotage ou les chois stratégiques.
  • Mettre ensuite les dossiers correspondant aux différentes missions du service
  • Mettre ensuite les dossiers lié aux projets et aux collaboration externes au service
  • Mettre tout à la fin les archives du service

Règles techniques transversales pour optimiser la recherche via les outils de recherche

  • Pas d'accents (e au lieu de é).
  • Pas de caractères spéciaux (/ \ : * ? " < > | % # &).
  • Pas de noms de dossiers dépassant 30 caractères.
  • Pour les dates : AAAA-MM-JJ

Exemple d'application : la structure sur Fichiers du PRATICE Lab

Exemples d'organisation d'un espace de travail selon la charte INSPE

  • Étape 1 — Capture d'écran du niveau racine d'un espace de travail INSPE
  • Étape 2 — Capture d'écran du niveau 1 de l'arborescence de fonctionnement
  • Étape 3 — Capture d'écran du niveau 2 avec le détail du dossier missions

Image 1 : Étape 1 — Capture d'écran du niveau racine d'un espace de travail INSPE

Cette capture d'écran présente la structure de la racine d'un espace de travail documentaire à l'étape 1 de la navigation. L'interface affiche le fil d'Ariane en haut de la zone centrale ainsi que les dossiers principaux. Le fil d'Ariane indique l'emplacement Mes fichiers. Deux répertoires partagés appliquent la charte de nommage : INSPE_PRATICE-LAB_FONCTIONNEMENT pour l'accès ouvert et INSPE_PRATICE-LAB_PILOTAGE pour l'accès restreint. Un dossier personnel 001 Physique du point ne suit pas la charte car il demeure hors du périmètre partagé du service. Cet exemple permet de distinguer visuellement les espaces soumis aux règles de nommage collectives des répertoires strictement personnels.

Image 2 : Étape 2 — Capture d'écran du niveau 1 de l'arborescence de fonctionnement

Cette capture d'écran montre l'arborescence de niveau 1 du dossier de fonctionnement à l'étape 2 du parcours. Le fil d'Ariane et le panneau central mettent en évidence l'organisation des répertoires de premier niveau. Le fil d'Ariane indique le chemin Mes fichiers > INSPE_PRATICE-LAB_FONCTIONNEMENT. Le contenu affiche sept dossiers fonctionnels numérotés :
- 01_GESTION-SERVICE
- 02_MISSIONS
- 03_PROJETS
- 04_COMMUNICATION-EVENEMENTS
- 05_COLLABORATION-UT2J
- 06_COLLABORATIONS-EXTERIEURES
- 07_ARCHIVES
Cette organisation permet de structurer les grandes fonctions du service selon une nomenclature normée en majuscules avec tirets et tirets bas.

Image 3 : Étape 3 — Capture d'écran du niveau 2 avec le détail du dossier missions

Cette capture d'écran détaille le sous-dossier de niveau 2 pour la fonction missions à l'étape 3 de l'arborescence. L'écran expose le chemin d'accès complet et la liste des sous-activités associées. Le fil d'Ariane indique Mes fichiers > INSPE_PRATICE-LAB_FONCTIONNEMENT > 02_MISSIONS. Le dossier comprend cinq activités numérotées :
- 01_FORMATION
- 02_MOODLE
- 03_RESSOURCE-NUMERIQUES
- 04_XSUP
- 05_IA
Ce niveau d'arborescence permet d'organiser les sous-activités spécifiques d'une fonction tout en conservant la cohérence de nommage définie par la charte.

Descriptions détaillées des images

Contexte global :

Cette galerie illustre la mise en œuvre pratique de la charte de nommage de l'INSPE au sein d'un espace de travail documentaire. Elle détaille la structuration progressive des dossiers, du niveau racine jusqu'aux sous-dossiers de niveau deux. En la parcourant, le lecteur comprend comment organiser ses propres répertoires en respectant la nomenclature officielle, les règles de partage et la hiérarchie fonctionnelle du service.

Image 1 : Étape 1 — Capture d'écran du niveau racine d'un espace de travail INSPE

Cette capture d'écran présente la structure de la racine d'un espace de travail documentaire à l'étape 1 de la navigation. L'interface affiche le fil d'Ariane en haut de la zone centrale ainsi que les dossiers principaux. Le fil d'Ariane indique l'emplacement Mes fichiers. Deux répertoires partagés appliquent la charte de nommage : INSPE_PRATICE-LAB_FONCTIONNEMENT pour l'accès ouvert et INSPE_PRATICE-LAB_PILOTAGE pour l'accès restreint. Un dossier personnel 001 Physique du point ne suit pas la charte car il demeure hors du périmètre partagé du service. Cet exemple permet de distinguer visuellement les espaces soumis aux règles de nommage collectives des répertoires strictement personnels.

Image 2 : Étape 2 — Capture d'écran du niveau 1 de l'arborescence de fonctionnement

Cette capture d'écran montre l'arborescence de niveau 1 du dossier de fonctionnement à l'étape 2 du parcours. Le fil d'Ariane et le panneau central mettent en évidence l'organisation des répertoires de premier niveau. Le fil d'Ariane indique le chemin Mes fichiers > INSPE_PRATICE-LAB_FONCTIONNEMENT. Le contenu affiche sept dossiers fonctionnels numérotés :
- 01_GESTION-SERVICE
- 02_MISSIONS
- 03_PROJETS
- 04_COMMUNICATION-EVENEMENTS
- 05_COLLABORATION-UT2J
- 06_COLLABORATIONS-EXTERIEURES
- 07_ARCHIVES
Cette organisation permet de structurer les grandes fonctions du service selon une nomenclature normée en majuscules avec tirets et tirets bas.

Image 3 : Étape 3 — Capture d'écran du niveau 2 avec le détail du dossier missions

Cette capture d'écran détaille le sous-dossier de niveau 2 pour la fonction missions à l'étape 3 de l'arborescence. L'écran expose le chemin d'accès complet et la liste des sous-activités associées. Le fil d'Ariane indique Mes fichiers > INSPE_PRATICE-LAB_FONCTIONNEMENT > 02_MISSIONS. Le dossier comprend cinq activités numérotées :
- 01_FORMATION
- 02_MOODLE
- 03_RESSOURCE-NUMERIQUES
- 04_XSUP
- 05_IA
Ce niveau d'arborescence permet d'organiser les sous-activités spécifiques d'une fonction tout en conservant la cohérence de nommage définie par la charte.

Pour aller plus loin