Comment gérer les droits d'accès et le partage de documents dans l'outil Fichier ?

Objectif

Ce guide fournit la méthode opérationnelle pour configurer les accès aux dossiers et documents dans l'outil Fichier de LaSuite numérique de l'État. Il s'adresse à l'ensemble des agents afin de garantir le respect de la confidentialité des données dans le cadre légal ( ).

Prérequis

Avoir consulté le Guide pratique de la gestion des droits d'accès, pour comprendre les différents droits d'accès et comment les utiliser. Guide pratique de la gestion des droits d'accès, les obligations légales et les bonnes pratiques.

Accéder à l'outil Fichier ici et se connecter via ProConnect. Comment se connecter via ProConnect ?

Les bases de l'outil Fichiers. Bien démmarer avec Fichiers.

1. Déterminer le rôle de l'usager avant tout partage

Avant tout, il faut bien différentier les deux rôles des usagers qui peuvent intervenir.

Schéma de décision pour identifier le rôle de l'usager

Typologie des usagers

Le Collaborateur (Équipe interne) : Il rédige, alimente ou révise le document et possède un rôle spécifique Éditeur en général, ou parfois Administrateur.
L'Usager final (Étudiant, agent hors projet, tiers) : Il a uniquement besoin d'accéder à l'information. L'accès s'effectue via un paramétrage de lien réglé par précaution en Lecture seule.

2. Comprendre la fenêtre de partage dans l'outil Fichier

Procédure pour accéder à la fenêtre de partage

Procédure d'ouverture de la fenêtre de partage d'un dossier

Descriptions détaillées des images

Contexte global :

Cette galerie accompagne la procédure d'ouverture et d'accès aux paramétrages de partage dans l'outil Fichiers de la Suite numérique de l'État. Elle détaille le parcours visuel pas à pas depuis la navigation dans l'arborescence des répertoires personnels jusqu'à l'affichage de la fenêtre modale dédiée. En parcourant ces captures, le lecteur comprend comment repérer un dossier, utiliser le fil d'Ariane et activer l'icône de partage pour gérer les autorisations d'accès.

Image 1 : Diapositive montrant l'Étape 1 — Sélection du dossier à partager

Cette diapositive présente la première étape pour accéder aux options de partage dans l'interface de l'outil Fichiers. L'écran est structuré avec un menu latéral de navigation à gauche et un volet principal affichant la liste des dossiers au centre. La procédure nécessite de réaliser trois actions :
* Cliquer sur le menu Mes fichiers dans la barre latérale
* Consulter la liste des répertoires personnels affichés
* Double-cliquer sur le dossier à partager, nommé INSPE PRATICE Lab

Cette étape permet d'identifier le répertoire spécifique avant de pouvoir configurer ses accès.

Image 2 : Diapositive montrant l'Étape 2 — Activation du bouton de partage

Cette diapositive détaille la deuxième étape de la procédure, centrée sur la barre d'entête du dossier sélectionné. La zone supérieure montre le fil d'Ariane qui indique le chemin d'accès courant Mes fichiers > PRATICE Lab. Deux instructions sont à suivre :
* Utiliser le fil d'Ariane pour confirmer l'emplacement du dossier
* Cliquer sur le bouton illustré par le symbole de partage représentant deux silhouettes humaines

L'action sur cette icône déclenche directement l'ouverture du panneau de gestion des droits d'accès.

Image 3 : Diapositive montrant l'Étape 3 — Fenêtre de configuration du partage

Cette diapositive illustre le résultat final de la procédure avec l'affichage de la fenêtre de partage en superposition sur le reste de l'interface. Le panneau central est intitulé Partage de dossier PRATICE Lab et contient un champ de saisie Rechercher un utilisateur à inviter, ainsi qu'une liste des membres déjà enregistrés. L'écran précise que les droits appliqués par défaut sont hérités du répertoire parent. L'affichage complet de cette vue confirme que l'interface est prête pour l'attribution ou la modification des autorisations.

Présentation de la fenêtre de partage

Capture d'écran annotée de la fenêtre de partage d'un dossier

La fenêtre de partage de l'outil Fichier s'articule en deux blocs distincts qu'il ne faut pas confondre (voir image ci-dessus).

Bloc 1 : Collaborateurs

Permet d'ajouter un collègue en saisissant son adresse courriel professionnelle.

Définit un rôle individuel rattaché au compte de la personne (Propriétaire, Administrateur, Éditeur ou Lecteur).

Bloc 2 : Paramètres du lien de partage du dossier vers l'utilisateur final

Régit l'accès pour toute personne obtenant l' du lien du document, sans invitation nominative préalable.

3. Les différents rôles et droits d'accès pour les collaborateurs

Matrice des rôles et droits d'accès

Ce tableau permet de décider quel rôle accorder à chacun des collaborateurs du bloc 1 de la fenêtre de partage du dossier.

Matrice des droits et restrictions par rôle utilisateur
Rôle	Ce que l'utilisateur peut faire	Ce que l'utilisateur NE peut PAS faire	Cas d'usage recommandé
Propriétaire	Contrôle total, suppression du dossier parent, désignation des administrateurs et autres propriétaires.	N/A	Créateur initial de l'espace / Responsable administratif ou pédagogique.
Administrateur	Modifier le contenu, supprimer et déplacer tout documents du dossier, gérer les accès (Lecteur et Éditeur).	Supprimer l'espace ou nommer d'autres propriétaires.	Responsable de projet, chef de service, responsable de module.
Éditeur	Créer des documents, modifier le contenu, renommer des éléments, supprimer ses propres documents.	Ne peut pas déplacer d'éléments. Ne peut pas supprimer un documents dont il n'est pas l'auteur.	Co-rédaction entre enseignants ou agents d'un même service.
Lecteur	Consulter et télécharger les documents.	Modifier, renommer, déplacer ou supprimer des documents.	Diffusion de documents aux étudiants, règlements, notes d'information.

Description du tableau

Colonnes : Rôle, Ce que l'utilisateur peut faire, Ce que l'utilisateur NE peut PAS faire, Cas d'usage recommandé. Une ligne par niveau d'habilitation, ordonnée de manière croissante des droits. Pas de cellules fusionnées. La colonne des limites indique l'absence de restriction pour le rôle de propriétaire

Chaque niveau de rôle accorde des autorisations précises. Il convient de choisir le niveau juste suffisant pour respecter le .

4. Inviter un nouveau collaborateur et lui attribuer des droits d'accès

Gestion des droits d'accès et du partage dans Fichiers

Résumé : Cette vidéo explique la gestion des droits d'accès et les modalités de partage de documents dans l'application Fichiers de La Suite. Elle détaille l'invitation d'utilisateurs par adresse électronique ainsi que l'attribution des rôles d'accès Lecteur, Éditeur, Administrateur et Propriétaire. La séquence présente la configuration de la portée des liens de partage selon les modes Privé, Connecté pour les agents ProConnect et Public. Enfin, elle explicite le principe d'héritage des permissions sur les sous-dossiers, la consultation des informations d'auteur et la diffusion de fichiers individuels sans exposition de la structure du répertoire.

Voir la transcription

Transcription textuelle de la vidéo "Gestion des droits d'accès et du partage dans Fichiers"

Vidéo avec narration vocale. Les paroles de l'intervenant sont en italique.
Les actions à l'écran sont décrites entre crochets [ ].

"Bienvenue dans une nouvelle vidéo Mode d'emploi Fichiers. À la fin de cette vidéo, vous saurez comment donner ou restreindre différents droits d'accès à vos fichiers. Pour commencer, connectez-vous à votre espace Fichiers. Les dossiers et les fichiers de votre espace sont divisés en 2 catégories : vos fichiers, ceux que vous avez créés, et ceux qui ont été partagés avec vous. Dans l'onglet Mes fichiers, on retrouve donc vos fichiers et vos dossiers. Quand vous ouvrez un dossier, vous découvrez le fil d'Ariane qui vous montre le chemin hiérarchique de vos fichiers."

[Le titre de la vidéo Comment gérer les droits d'accès à ses fichiers s'affiche à l'écran.]

[L'utilisateur accède à l'interface de l'application Fichiers.]

[L'utilisateur clique sur le menu Mes fichiers, puis sur le menu Partagés avec moi, puis retourne sur Mes fichiers dans le panneau latéral gauche.]

[L'utilisateur double-clique sur le dossier Documentation Partenaires.]

[Le fil d'Ariane Mes Fichiers > Documentation Partenaires s'affiche au-dessus du tableau des répertoires.]

Invitation d'utilisateurs et attribution des rôles d'accès

"Pour partager le dossier Documentation Partenaires et tous les fichiers qui s'y trouvent, cliquez sur la flèche à droite du titre puis sur Partager. Vous découvrez la fenêtre de partage. À côté de la loupe, vous pouvez écrire le nom ou l'adresse email de la personne avec laquelle vous souhaitez partager des droits d'accès. Vous retrouvez ici toute personne qui s'est déjà inscrite à Fichiers : retrouvez son nom puis cliquez sur Ajouter. À ce stade, vous pouvez décider de donner différents rôles à votre invité.e : Lecteur, Éditeur, Administrateur ou Propriétaire. Un lecteur peut voir le contenu et le télécharger. Un éditeur peut modifier le contenu. Un administrateur peut modifier les droits d'accès. Un propriétaire aura tous les droits dont celui de supprimer le fichier. À noter que la personne invitée recevra une notification par email."

[L'utilisateur clique sur la flèche du menu déroulant située à droite du titre du dossier Documentation Partenaires et sélectionne l'option Partager.]

[La fenêtre modale Partager Documentation Partenaires s'affiche à l'écran.]

[L'utilisateur saisit paul.bur dans le champ de recherche Rechercher un utilisateur à inviter.]

[L'utilisateur sélectionne le profil de Paul Burgun (paul.burgun@beta.gouv.fr) dans la liste des résultats et clique sur le bouton Ajouter +.]

[L'utilisateur clique sur le menu déroulant des rôles attribués à Paul Burgun. Le menu affiche les rôles Lecteur (Peut voir uniquement), Éditeur (Peut voir et modifier le contenu), Administrateur (Peut gérer les accès) et Propriétaire (Contrôle complet et peut supprimer).]

[L'utilisateur sélectionne le rôle Éditeur et clique sur le bouton Partager.]

Configuration de la portée du lien de partage

"Découvrons ensuite une autre manière de partager ses fichiers via un lien de connexion. En cliquant sur Privé, vous pouvez à nouveau modifier les droits d'accès au fichier. Soit Privé : seuls les invités par email auront accès au document. Connecté : toute personne ProConnectée pourra accéder au document via le lien de connexion. Public : toute personne avec le lien pourra accéder au fichier. À chaque fois vous pouvez définir si ces personnes qui arrivent via le lien de connexion seront lectrices ou éditrices. Cliquez sur Copier le lien : celui-ci est copié dans votre presse-papiers, vous pouvez ensuite le partager, sur Tchap par exemple ! On remarque qu'un icône permet de rapidement voir à qui sont partagés les fichiers en mode Connecté ou Public. Icône clickable pour retrouver la fenêtre de partage."

[L'utilisateur clique sur le menu déroulant Privé dans la section Paramètres du lien.]

[Le menu déroulant affiche les trois niveaux d'accès : Privé (Seuls les invités par email auront accès au document), Connecté (Toute personne ProConnectée pourra accéder au document via le lien de connexion) et Public (Toute personne avec le lien pourra accéder au fichier).]

[L'utilisateur sélectionne le niveau d'accès Connecté, puis sélectionne le rôle Éditeur dans le menu déroulant adjacent.]

[L'utilisateur clique sur le bouton Copier le lien. Une notification Copié dans le presse-papiers confirme la copie.]

[L'utilisateur ferme la fenêtre de partage. Une icône de lien partagé s'affiche désormais à côté du titre du dossier Documentation Partenaires.]

[L'utilisateur clique directement sur l'icône de lien partagé pour rouvrir la fenêtre de partage du dossier Documentation Partenaires.]

Principe d'héritage des droits d'accès sur les sous-dossiers

"On voit ici que les droits définis pour un dossier s'appliquent par défaut aux fichiers ou aux sous-dossiers qu'il contient. Repassons en mode Connecté, et allons voir la fenêtre de partage de droits d'un fichier qui se trouve dans ce dossier. Étant propriétaire, je peux toujours inviter des collaborateurs et passer en mode public. Je vois ici que seul ce dossier a changé de droit d'accès."

[Dans la fenêtre de partage du dossier Documentation Partenaires, l'utilisateur sélectionne l'accès Connecté avec le rôle Lecteur.]

[L'utilisateur ouvre le sous-dossier Dossier DINUM situé dans Documentation Partenaires.]

[L'utilisateur clique sur le bouton trois petits points verticaux du dossier Dossier DINUM et sélectionne Partager.]

[La fenêtre de partage montre que Dossier DINUM hérite de l'accès Connecté défini sur le dossier parent Documentation Partenaires.]

[L'utilisateur modifie l'accès de Dossier DINUM vers le mode Public.]

[L'utilisateur ferme la fenêtre. Une icône de globe s'affiche spécifiquement à côté du dossier Dossier DINUM, indiquant une dérogation de droits par rapport au dossier parent.]

Consultation des fichiers partagés et réception de contributions

"Si je repasse aux fichiers partagés avec moi, je découvre les mêmes règles. Ici j'ai rejoint un fichier public : je ne peux donc pas modifier les droits d'accès, seulement copier le lien pour le partager à nouveau. Dans un dossier ouvert aux agents ProConnectés, je ne peux pas non plus modifier les droits, mais je vois qui sont les administrateurs. Enfin, lorsque je crée un nouveau dossier, je suis par défaut seul à y avoir accès. Je peux partager le lien du dossier en mode Connecté ou Public, je partage le lien et je vois arriver les fichiers envoyés par mes invités. En cliquant sur Informations, je peux voir qui a partagé le fichier."

[L'utilisateur clique sur l'onglet Partagés avec moi dans le panneau latéral gauche.]

[L'utilisateur clique sur l'icône de partage du dossier Ressources LaSuite. La fenêtre affiche l'avertissement Vous pouvez voir cet élément mais vous avez besoin d'un accès supplémentaire pour voir ses membres ou modifier les paramètres.]

[L'utilisateur clique sur le bouton Copier le lien.]

[L'utilisateur ouvre la fenêtre de partage du dossier LaSuite - Bizdev. La liste affiche les administrateurs Paul Burgun, Raphaël Robert, Samuel Paccoud, Apolline Oullion-Pével, Pierre Barnier et Céline Neuman.]

[L'utilisateur retourne dans Mes Fichiers et clique sur Créer un dossier.]

[L'utilisateur saisit Nouveau dossier dans le champ du nom de dossier et clique sur Créer.]

[L'utilisateur ouvre la fenêtre de partage de Nouveau dossier, configure le lien en mode Public avec le rôle Éditeur, et clique sur Copier le lien.]

[Des utilisateurs invités déposent le fichier Logo Docs.png dans le dossier partagé Nouveau dossier.]

[L'utilisateur clique sur le bouton trois petits points verticaux du fichier Logo Docs.png et sélectionne Informations. Le volet d'information indique Créé par : Pierre Barnier.]

Partage direct d'un fichier individuel sans exposition du répertoire

"Pour terminer, voyons comment partager un fichier seul, un document, une vidéo ou autre chose. Définissez l'accès en Connecté ou en Public et partagez le lien du document, ici une vidéo. Un utilisateur avec le lien pourra ainsi accéder directement au fichier, sans voir le dossier dans lequel il est ni le fil d'Ariane. Il pourra seulement voir ses informations, le télécharger ou le partager à nouveau. À bientôt pour une nouvelle vidéo Mode d'emploi Fichiers."

[L'utilisateur navigue dans l'arborescence Partagés avec moi > LaSuite - Bizdev > LaSuite - Mode d'emploi > Tchap.]

[L'utilisateur clique sur le bouton trois petits points verticaux de la vidéo Tchap1 - Comment configurer son compte et sélectionne Partager.]

[L'utilisateur configure le lien en mode Public avec le rôle Lecteur et clique sur Copier le lien.]

[Un destinataire ouvre le lien partagé dans un navigateur Web. Le lecteur vidéo charge directement le fichier Tchap1 - Comment configurer son compte sans afficher le tableau des dossiers ni le fil d'Ariane.]

[Le destinataire consulte le volet d'information de la vidéo qui indique le nom du créateur Pierre Barnier et le poids de 45,0 Mo.]

[L'écran de fin affiche l'adresse Web lasuite.numerique.gouv.fr et le logo LaSuite.]

Procédure de partage d'un dossier

Procédure de partage d'un dossier dans l'application Fichiers

Descriptions détaillées des images

Contexte global :

Cette galerie accompagne la documentation d'utilisation de l'outil Fichiers de la suite numérique de l'État. Elle décrit la procédure pas à pas pour inviter un collaborateur et lui assigner des droits d'accès sur un dossier[cite: 1]. En la parcourant, le lecteur apprend à accéder aux options de partage, rechercher un compte institutionnel, définir les permissions appropriées et valider la configuration.

Image 1 : Étape 1 — Diapositive montrant l'ouverture de la fenêtre de partage

Cette diapositive présente la première étape pour ouvrir le menu de partage d'un dossier dans l'outil Fichiers. La vue se compose des explications numérotées sur le côté gauche et d'une capture d'écran de l'interface sur le côté droit. Les éléments clés sont :
* Le fil d'Ariane affichant l'arborescence Mes Fichiers > PRATICE Lab
* Le bouton d'action symbolisé par l'icône de partage de dossier
Cette action permet à l'utilisateur de déclencher l'ouverture de la fenêtre modale de gestion des accès.

Image 2 : Étape 2 — Diapositive montrant la recherche d'un utilisateur à inviter

Cette diapositive illustre la deuxième étape axée sur la recherche du destinataire[cite: 1]. La partie gauche indique la consigne de saisie tandis que la partie droite montre la fenêtre modale Partager PRATICE Lab. Le champ de recherche Rechercher un utilisateur à inviter est mis en évidence. L'utilisateur y saisit le nom ou l'adresse électronique institutionnelle du collègue afin de filtrer les résultats.

Image 3 : Étape 3 — Diapositive montrant la sélection et l'ajout de la personne

Cette diapositive détaille la troisième étape consistant à sélectionner le profil à ajouter. La capture d'écran présente la liste des personnes correspondantes issues de la fonction publique. Une fois la personne identifiée dans la liste, l'utilisateur clique sur le bouton Ajouter + situé à droite. Cette action valide le choix et ouvre le panneau d'attribution des droit.

Image 4 : Étape 4 — Diapositive montrant l'attribution du rôle et des accès

Cette diapositive explique la quatrième étape consacrée au paramétrage des autorisations. La capture d'écran met en évidence le sélecteur de rôle affichant par défaut le statut Lecteur par principe de moindre privilège. L'utilisateur ouvre le menu déroulant, choisit le droit Éditeur, puis clique sur le bouton Partager. Cela configure le nouveau niveau d'accès pour l'invité.

Image 5 : Étape 5 — Diapositive montrant la validation et la fermeture

Cette diapositive conclut la procédure avec la cinquième étape de confirmation[cite: 1]. L'écran montre la liste à jour des utilisateurs ayant accès au dossier, avec la mention de la personne invitée associée à son rôle d'Éditeur. L'utilisateur clique sur le bouton OK situé en bas à droite pour valider définitivement les droits et fermer la fenêtre de partage.

5. Paramétrer le mode de diffusion à l'utilisateur final

Le paramétrage du lien (« Paramètres du lien ») détermine l'ouverture du document en dehors de l'équipe de collaborateurs désignés.

Capture d'écran des paramètres de visibilité du lien de partage

Privé : Le lien est inactif. Seules les personnes figurant dans la liste des accès nominatifs (Bloc 1) peuvent ouvrir le fichier. C'est le réglage à maintenir par défaut pour les documents internes.
Connecté : Toute personne disposant du lien et authentifiée via ProConnect (agents de la fonction publique) peut accéder au fichier. Les documents ne sont donc pas publics, mais on ne maîtrise pas qui peut y avoir accès.
Public : Toute personne possédant le lien a accès au document, sans authentification.

Lorsque le paramétrage du lien de partage est configuré sur Connecté ou Public, il faut choisir le rôle à attribuer à l'utilisateur final.

Capture d'écran annotée du filtrage des accès et des rôles de partage

Il y a deux rôles possibles :

Lecteur : L'utilisateur final peut consulter et télécharger les documents du dossier sans pouvoir les modifier.
Éditeur : L'utilisateur final peut modifier les documents du dossier.

⚠️Avertissement de sécurité : Ne combinez jamais l'option Public avec le rôle Éditeur. Cette combinaison permet à n'importe quel internaute anonyme de modifier ou d'effacer vos données.

Cliquez sur le bouton bleu "OK" permet de fermer la fenêtre de partage du Dossier.

Tout nouveau sous dossier créé dans ce dossier héritera des droits d'accès paramétrés pour le dossier courant.

Qu'est ce que l'héritage des droits d'accès ?

L'héritage des droits d'accès consiste en la transmission automatique des règles d'autorisation d'un dossier ou d'un document parent à ses éléments enfants.

Un élément enfant conserve la politique de sécurité de son parent, sauf si une règle explicite interrompt cette chaîne.

Comment gérer les droits d'accès et le partage de documents dans l'outil Fichier ?

Objectif

Prérequis

1. Déterminer le rôle de l'usager avant tout partage

Typologie des usagers

2. Comprendre la fenêtre de partage dans l'outil Fichier

Procédure pour accéder à la fenêtre de partage

Procédure d'ouverture de la fenêtre de partage d'un dossier

Contexte global :

Image 1 : Diapositive montrant l'Étape 1 — Sélection du dossier à partager

Image 2 : Diapositive montrant l'Étape 2 — Activation du bouton de partage

Image 3 : Diapositive montrant l'Étape 3 — Fenêtre de configuration du partage

Présentation de la fenêtre de partage

Bloc 1 : Collaborateurs

Bloc 2 : Paramètres du lien de partage du dossier vers l'utilisateur final

3. Les différents rôles et droits d'accès pour les collaborateurs

Matrice des rôles et droits d'accès

4. Inviter un nouveau collaborateur et lui attribuer des droits d'accès

Gestion des droits d'accès et du partage dans Fichiers

Transcription textuelle de la vidéo "Gestion des droits d'accès et du partage dans Fichiers"

Organisation des espaces et navigation hiérarchique dans Fichiers

Invitation d'utilisateurs et attribution des rôles d'accès

Configuration de la portée du lien de partage

Principe d'héritage des droits d'accès sur les sous-dossiers

Consultation des fichiers partagés et réception de contributions

Partage direct d'un fichier individuel sans exposition du répertoire

Procédure de partage d'un dossier

Procédure de partage d'un dossier dans l'application Fichiers

Contexte global :

Image 1 : Étape 1 — Diapositive montrant l'ouverture de la fenêtre de partage

Image 2 : Étape 2 — Diapositive montrant la recherche d'un utilisateur à inviter

Image 3 : Étape 3 — Diapositive montrant la sélection et l'ajout de la personne

Image 4 : Étape 4 — Diapositive montrant l'attribution du rôle et des accès

Image 5 : Étape 5 — Diapositive montrant la validation et la fermeture

5. Paramétrer le mode de diffusion à l'utilisateur final

Qu'est ce que l'héritage des droits d'accès ?

Pour aller plus loin