Transcription textuelle de la vidéo "Gestion des formats de fichiers et édition collaborative OnlyOffice"
Vidéo avec narration vocale. Les paroles de l'intervenant sont en italique.
Les actions à l'écran sont décrites entre crochets [ ].
Création de documents bureautiques OnlyOffice dans Fichiers
"Bienvenue dans une nouvelle vidéo Mode d'emploi Fichiers. À la fin de cette vidéo, vous saurez comment gérer les différents formats de fichiers et les documents OnlyOffice. Pour commencer, connectez-vous à votre espace Fichiers. En cliquant sur Nouveau, vous découvrez la possibilité de : créer un dossier ou créer des documents via OnlyOffice, un nouveau document texte, de nouvelles diapositives ou un nouveau tableur."
[Le titre de la vidéo Comment gérer les différents formats de fichiers (et les documents OnlyOffice) s'affiche à l'écran.]
[L'utilisateur accède à l'interface principale de l'application Fichiers.]
[L'utilisateur clique sur le bouton + Nouveau situé en haut du panneau latéral gauche.]
[Le menu déroulant présente les options Nouveau dossier, Nouveau document texte, Nouvelles diapositives et Nouveau tableau de calcul.]
Édition et enregistrement d'un document texte au format ODT
"Pour créer un nouveau document texte avec OnlyOffice, choisissez son emplacement, cliquez sur Nouveau document texte et choisissez un nom. Le document est créé. Double-cliquez pour ouvrir, vous découvrez un éditeur de texte en format .odt. Vous pouvez commencer à écrire. Votre document est sauvegardé automatiquement. En cliquant sur Fichier, vous découvrez les formats dans lesquels vous pouvez télécharger le document. À droite, vous retrouvez votre nom ainsi que vos droits d'accès au document."
[L'utilisateur sélectionne le dossier Formats documents dans la liste du tableau Mes Fichiers.]
[L'utilisateur clique sur le bouton + Nouveau, puis choisit Nouveau document texte.]
[Une fenêtre modale Créer un document texte s'ouvre. L'utilisateur saisit le texte Document texte Test dans le champ Nom du fichier et clique sur le bouton Créer.]
[Le fichier Document texte Test apparaît dans le répertoire Formats documents.]
[L'utilisateur double-clique sur le fichier Document texte Test. L'éditeur de texte OnlyOffice s'ouvre dans la fenêtre avec le document Document texte Test.odt.]
[L'utilisateur saisit le texte Bonjour ! dans la page de document. Un message de confirmation Toutes les modifications ont été enregistrées s'affiche dans la barre d'état inférieure.]
[L'utilisateur clique sur le menu Fichier de la barre d'outils OnlyOffice. La rubrique Télécharger comme affiche les icônes des formats exportables : DOCX, PDF, ODT, DOTX, PDF/A, OTT, MD, RTF, TXT, FB2, EPUB, HTML, JPG et PNG.]
[L'utilisateur pointe le bouton de statut des droits Édition situé en haut à droite de l'éditeur OnlyOffice.]
Gestion des droits d'accès et collaboration en temps réel
"Revenons à notre dossier : lorsque l'on change les droits d'accès au dossier, cela change aussi les droits d'accès au document. Pour commencer à collaborer sur votre document, définissez les droits d'accès et partagez le document. Lorsqu'un collaborateur commence à travailler sur votre document, vous voyez en direct ce qu'il écrit avec son nom à côté."
[L'utilisateur retourne dans le répertoire Formats documents de l'application Fichiers.]
[L'utilisateur clique sur le bouton trois petits points verticaux du dossier Formats documents et sélectionne Partager.]
[La fenêtre modale Partager Formats documents s'ouvre. L'utilisateur modifie la portée du lien de Privé vers Connecté avec le rôle Éditeur, puis clique sur le bouton OK.]
[L'utilisateur ouvre à nouveau le fichier Document texte Test.odt dans l'éditeur OnlyOffice.]
[Le collaborateur Pierre Barnier rejoint le document simultanément. Une étiquette rouge au nom de Pierre Barnier indique son curseur de saisie en direct pendant qu'il écrit le texte Merci pour l'invitation ! Raide de collaborer.]
Création de présentations et de tableaux de calcul OnlyOffice
"Vous pouvez de la même manière créer des diapositives, les télécharger au format souhaité et inviter à collaborer. Enfin vous pouvez créer un tableur via OnlyOffice avec à nouveau les formats propres au tableur."
[L'utilisateur clique sur le bouton + Nouveau et sélectionne Nouvelles diapositives.]
[La fenêtre modale Créer des diapositives s'affiche. L'utilisateur saisit Document diapositives Test et clique sur Créer.]
[L'outil de présentation OnlyOffice s'ouvre avec le document Document diapositives Test.odp. L'utilisateur clique sur le menu Fichier -> Télécharger comme et affiche les formats d'exportation disponibles : PPTX, PPSX, PDF, ODP, POTX, PDF/A, OTP, JPG et PNG.]
[L'utilisateur clique sur + Nouveau et choisit Nouveau tableau de calcul.]
[La fenêtre modale Créer un tableau de calcul s'affiche. L'utilisateur saisit Tableur test et clique sur Créer.]
[Le tableur OnlyOffice ouvre le fichier Tableur test.ods. L'utilisateur clique sur Fichier -> Télécharger comme et affiche les formats propres aux feuilles de calcul : XLSX, ODS, CSV, PDF, XLTX, OTS, XLSB, PDF/A, JPG et PNG.]
"Sur Fichiers, vous pouvez aussi ouvrir des documents stockés par vos collaborateurs et partagés avec vous en format texte, diapositive ou tableur. Ici ouvrons une présentation de LaSuite réalisée sur .pptx. Revenons à nos documents et à leurs différents formats. Pour l'exemple prenons les fichiers texte. Je vais téléverser le même document enregistré en 4 formats différents : le format .txt, le format .odt, .docx et PDF. À chaque fois je vais pouvoir ouvrir ou visualiser le document selon leur format. Si vous souhaitez ouvrir ou éditer un document Office d'avant 2007 en .doc, .xls ou .ppt, formats non pris en charge par Fichiers, vous pouvez double-cliquer dessus, cliquer sur Convertir et ouvrir votre document dans le nouveau format."
[L'utilisateur clique sur l'onglet Partagés avec moi dans le panneau latéral gauche.]
[L'utilisateur clique sur le fichier de présentation LaSuite_06-2026-Crous.pptx. L'éditeur OnlyOffice charge et affiche la présentation multimédia.]
[L'utilisateur retourne dans le dossier Formats documents.]
[L'utilisateur téléverse simultanément quatre fichiers textes : Document texte TXT.txt, Document texte ODT.odt, Document texte PDF.pdf et Document texte DOCX.docx.]
[L'utilisateur ouvre le fichier Document texte TXT.txt dans l'éditeur OnlyOffice qui affiche la ligne Ceci est un document texte .txt.]
[L'utilisateur ouvre le fichier Document texte PDF.pdf qui s'affiche dans le prévisualiseur de documents.]
[L'utilisateur ouvre les fichiers Document texte ODT.odt puis Document texte DOCX.docx dans l'éditeur OnlyOffice.]
[L'utilisateur navigue vers le dossier Partagés avec moi > formats > exemples et double-clique sur le fichier au format hérité Guide d'entretien Mairie_01.doc.]
[Une fenêtre modale Convertir pour ouvrir ce fichier s'affiche avec le message Ce fichier nécessite une conversion pour être édité. Une copie sera créée : votre fichier original reste intact..]
[L'utilisateur clique sur le bouton Convertir. Un nouveau fichier converti Guide_dentretien_Mairie_01 (converti).docx est généré et s'ouvre dans l'éditeur OnlyOffice.]
Collaboration externe par lien public et édition invité
"Enfin si je partage un lien public permettant d'éditer le document, toute personne avec le lien pourra ouvrir le document directement dans l'éditeur OnlyOffice, indiquer son nom en tant qu'invité et commencer à travailler directement sur le document. Instantanément je verrai alors le travail apparaître ainsi que le nom de la collaboratrice et le nombre de personnes ayant collaboré au document. Vous savez maintenant comment collaborer au mieux sur Fichiers. À bientôt pour une nouvelle vidéo Mode d'emploi !"
[L'utilisateur clique sur le bouton trois petits points verticaux du fichier Tableur test et sélectionne Partager.]
[Dans la fenêtre Partager Tableur test, l'utilisateur choisit la portée Public avec l'option Éditeur, clique sur Copier le lien, puis clique sur OK.]
[Une personne externe ouvre le lien partagé dans une nouvelle fenêtre de navigateur Web. La page Tableur test s'affiche avec un bouton Ouvrir dans l'éditeur.]
[L'invité clique sur le bouton Ouvrir dans l'éditeur. Une fenêtre modale Entrez un nom à utiliser pour la collaboration s'ouvre. L'invité saisit le prénom Sophie et valide en cliquant sur OK.]
[L'invité Sophie saisit les données Jour, Mois et Année dans les cellules du tableau.]
[Sur l'écran principal de l'utilisateur Paul Lagent, les données saisies par l'invitée s'affichent en temps réel sur la feuille de calcul et le volet supérieur indique la présence de l'utilisateur Sophie (invité) dans la liste des collaborateurs actifs.]
[L'écran de fin affiche l'adresse Web lasuite.numerique.gouv.fr et le logo de LaSuite.]