Commun ou Fichiers : quel outil pour quel usage ?

Deux outils de stockage pour faire quoi ?

À l'INSPÉ, deux espaces de stockage numérique coexistent. Le serveur de stockage partagé de l'INSPÉ, le Commun, et un outil collaboratif de partage de documents, Fichiers, de la suite numérique de l'État. Tous deux permettent de stocker des documents, mais leur fonctionnement diffère sur des points clés qui influencent leur utilisation.

1. Le serveur de stockage de l'INSPÉ

Le Commun fonctionne comme un disque dur partagé. C'est l'espace de stockage sécurisé de la DSI. Chaque service dispose d’un répertoire, tous les membres du service héritent des mêmes droits d’accès. Il est donc impossible de limiter l'accès à certains documents à quelques membres du service.

En terme de fonctionnement, quand un document est ouvert par une personne, il est verrouillé et les autres ne peuvent plus travailler dessus. Aucun mécanisme ne permet de partager un document avec une personne extérieure au service ni de travailler simultanément sur le même document.

2. Fichiers, le Drive souverain de la suite numérique de l'État français

Fichiers fonctionne comme un espace de travail collaboratif. Les droits d’accès peuvent être personnalisés dossier par dossier ou document par document pour contrôler finement qui a accès à quoi selon le principe de moindre privilège.

Plusieurs personnes peuvent modifier un même document simultanément, et un document peut être partagé aussi bien par lien ou par invitation, y compris avec des personnes extérieures au service ou à l’établissement.

Mais si Fichiers est un outils souverain de l'État français, il n'est pas géré par notre DSI. Il ne peut donc pas servir à archiver des documents. Néanmoins, il reste l'outil souverain sécurisé le plus performant à notre disposition pour collaborer et partager des documents.

Principe général de répartition des usages

Un document traverse généralement deux temps dans son cycle de vie :

Un temps de production, pendant lequel il est encore modifié, discuté ou complété par plusieurs personnes.
Un temps de conservation, une fois qu'il est stabilisé et qu'il ne doit plus être modifié.

Ces deux temps sont partie du cycle de vie des documents administratifs.

Le principe de répartition suit ce cycle de vie :

Pendant le temps de production, quand un document doit être rédigé, corrigé ou validé par plusieurs personnes, Fichiers est l'outil adapté. Il évite la circulation par pièce jointe et garantit qu'une seule version fait référence à un instant donné.
Une fois le document stabilisé et validé, une copie rejoint le Commun, qui reste l'espace de référence pour la conservation dans la durée au sein du service.
Si un document doit être partagé avec une personne extérieure au service ou à l'établissement, à un moment quelconque de son cycle de vie, Fichiers est le seul outil qui le permette.
Si un document doit rester accessible avec les mêmes droits à l'ensemble d'un service, sans besoin de restriction ni de collaboration active, le Commun reste pertinent dès sa création.

Schéma du passage d'un document en construction à son archivage

Changer nos pratiques

Jusqu'à présent, pour travailler à plusieurs sur un document, la méthode habituelle était de l'envoyer en pièce jointe par e-mail à chaque participant. Cela nécessite de travailler chacun son tour sur le document avant de l'envoyer au collègue. Cela créait plusieurs versions du même document, dispersées dans différentes boîtes mail et emplacements de stockage, avec un risque de perdre la version la plus récente.

Désormais, avec Fichiers, il est possible de collaborer sur une seule version d'un document en partageant simplement le lien avec les personnes concernées. Moins d'e-mails et moins de pièces jointes pour un numérique responsable. Tout le monde peut travailler sur le document, il est synchronisé en temps réel. Il est même possible de le modifier à plusieurs simultanément.

Dois je changer l'intégralité de mes façons de faire d'un seul coup ?

Non, pas du tout, ce serait contre-productif.

Mais à chaque fois que vous allez envoyer une pièce jointe à un mail, demandez-vous s'il ne serait pas mieux de partager un document. Cela n'est pas très long à faire. On améliore nos pratiques petit à petit.

Vous ne voyez pas comment faire ? Contactez-nous : inspe.pratice@univ-tlse2.fr