Débuter facilement avec Fichiers

Objectif

L'objectif est de faire ses premiers pas pour découvrir Fichiers, le Drive collaboratif et souverain de la Suite numérique de l'état pour sauvegarder, collaborer et partager des documents. C'est l'équivalent public et souverain de Google Drive.

Présentation de Fichiers

Dépôt, création et organisation des dossiers dans l'application Fichiers

Résumé : Cette vidéo présente la gestion des documents et des répertoires au sein de l'application Fichiers de La Suite. Elle détaille l'accès à la plateforme via ProConnect, la navigation parmi les cinq espaces principaux (Récents, Mes Fichiers, Partagés avec moi, Favoris, Corbeille) et la restauration ou suppression définitive d'éléments. La séquence montre également les méthodes de création, d'importation par glisser-déposer, d'organisation, de déplacement avec transfert de droits, ainsi que le tri et le filtrage des fichiers.

Voir la transcription

Transcription textuelle de la vidéo "Dépôt, création et organisation des dossiers dans l'application Fichiers"

Vidéo avec narration vocale. Les paroles de l'intervenant sont en italique.
Les actions à l'écran sont décrites entre crochets [ ].

Accès à l'application Fichiers et présentation de l'interface

"Bienvenue dans la vidéo Mode d'emploi d'introduction à Fichiers. À la fin de cette vidéo, vous saurez comment déposer, créer et comment organiser vos fichiers et vos dossiers dans Fichiers. Pour commencer, connectez-vous au site de LaSuite et cliquez sur découvrir Fichiers. Vous arrivez sur la page du produit Fichiers. Pour continuer vous devez vous connecter via ProConnect. En haut à droite vous retrouvez votre nom et la possibilité de vous déconnecter. Vous retrouvez aussi la gaufre avec les autres outils de LaSuite."

[Le titre de la vidéo Comment déposer, créer et organiser ses fichiers s'affiche à l'écran.]

[L'utilisateur navigue sur le portail Web de LaSuite et clique sur le bouton Découvrir Fichiers.]

[L'utilisateur clique sur le bouton Se connecter pour s'authentifier à travers la plateforme ProConnect.]

[L'interface principale de l'application Fichiers s'ouvre.]

[L'utilisateur pointe le profil utilisateur Paul Lagent et le bouton Déconnexion situés en haut à droite.]

[L'utilisateur clique sur le menu d'applications figuré par l'icône gaufre. Le menu déroulant affiche les applications de LaSuite : Tchap, Docs, Visio, Fichiers, Grist et FranceTransfert.]

"Sur le côté gauche, vous pouvez voir 5 espaces : vos fichiers récents, les fichiers que vous avez créés, les fichiers partagés avec vous, vos favoris et enfin ceux que vous avez supprimés. On voit que les fichiers sont supprimés automatiquement au bout de 30 jours. En cliquant sur les 3 points, vous pouvez restaurer le fichier ou le supprimer définitivement. Si vous choisissez cette option, l'élément disparaît et vous recevez une notification en bas de l'écran."

[L'utilisateur survole le panneau latéral gauche et clique successivement sur les onglets Récents, Mes Fichiers, Partagés avec moi, Favoris et Corbeille.]

[Dans l'onglet Corbeille, la mention Suppression automatique après 30 jours apparaît en haut à droite du tableau.]

[L'utilisateur clique sur le bouton trois petits points verticaux du fichier test. Un menu contextuel s'ouvre avec les options Restaurer et Supprimer définitivement.]

[L'utilisateur clique sur Supprimer définitivement. Une boîte de dialogue de confirmation Supprimer définitivement s'affiche. L'utilisateur clique sur le bouton Supprimer définitivement.]

[Le fichier test est supprimé de la Corbeille et une notification Élément supprimé définitivement apparaît au bas de l'écran.]

Création et gestion des favoris pour un dossier

"Maintenant revenons en haut de votre espace. Pour ajouter de nouveaux fichiers ou dossiers, vous avez 3 options : le bouton bleu, l'option importer ou l'icône ajouter un dossier. Si vous cliquez sur Nouveau 4 options s'offrent à vous : créer un dossier, créer un document texte, les diapositives ou un tableur OnlyOffice, nous y reviendrons dans une prochaine vidéo. Pour créer un nouveau dossier, vous pouvez aussi cliquer sur l'icône à droite de votre écran : rentrez son nom et cliquez sur Créer. Le dossier apparaît dans vos fichiers. On voit son nom, sa date de création et qui l'a créé. En cliquant sur les 3 points, je peux le partager, le mettre en favoris, le renommer, le déplacer, voir ses informations ou le placer dans la corbeille. Si je clique sur Favoris, le dossier apparaît dans mon onglet Favoris. J'ai aussi l'option de le retirer des Favoris."

[L'utilisateur clique sur le bouton Mes Fichiers dans le menu latéral.]

[L'utilisateur pointe le bouton bleu + Nouveau, le bouton Importer et l'icône Créer un dossier situés en haut du panneau principal.]

[L'utilisateur clique sur le bouton + Nouveau. Le menu déroulant affiche les options Nouveau dossier, Nouveau document texte, Nouvelles diapositives et Nouveau tableau de calcul.]

[L'utilisateur clique sur l'icône Créer un dossier. Une fenêtre modale Créer un dossier apparaît.]

[L'utilisateur saisit le texte Mode d'emploi dans le champ Nom du dossier et clique sur le bouton Créer.]

[Le dossier Mode d'emploi apparaît dans la liste du tableau avec les colonnes Nom, Dernière modification (il y a quelques secondes) et Créé par (Paul Lagent).]

[L'utilisateur clique sur le bouton trois petits points verticaux du dossier Mode d'emploi. Le menu contextuel affiche les options Partager, Favoris, Renommer, Déplacer, Informations et Supprimer.]

[L'utilisateur clique sur l'option Favoris. Le dossier Mode d'emploi s'ajoute immédiatement à la liste de l'onglet Favoris.]

[L'utilisateur clique sur le bouton trois petits points verticaux et pointe l'option Retirer des favoris.]

Importation et modification de fichiers et de dossiers

"Ensuite, pour ouvrir votre dossier double-cliquez dessus. Votre dossier est vide. En cliquant sur Importer, vous pouvez y importer des dossiers ou des fichiers. Cliquez sur Importer un fichier, recherchez dans vos documents et ouvrez le fichier, celui-ci est transféré. En cliquant sur les 3 points, je retrouve mes options avec la possibilité de télécharger le fichier. Vous pouvez cliquer sur Renommer, modifier le nom et valider. Vous pouvez voir votre fichier dans la notification et aussi fermer la notification. Vous avez aussi l'option d'importer un dossier de la même manière. Vous pouvez aussi si vous le souhaitez utiliser l'option drag and drop pour téléverser vos fichiers ou vos dossiers. Lorsque vous ajoutez un dossier, vous voyez tous les fichiers qui s'y trouvent qui sont transférés instantanément."

[L'utilisateur double-clique sur le dossier Mode d'emploi. Le dossier s'ouvre et affiche le message Ce dossier est vide.]

[L'utilisateur clique sur le bouton Importer et sélectionne Importer des fichiers dans le menu déroulant.]

[L'utilisateur sélectionne le fichier Mode d'emploi - Tchap (2) depuis l'explorateur de son ordinateur.]

[Le fichier Mode d'emploi - Tchap (2) s'affiche dans le dossier Mode d'emploi et un bandeau de notification 1 fichier transféré apparaît au bas de l'écran.]

[L'utilisateur clique sur le bouton trois petits points verticaux du fichier Mode d'emploi - Tchap (2), puis sélectionne Renommer.]

[Une fenêtre modale Renommer s'affiche. L'utilisateur modifie la saisie en Mode d'emploi - Tchap et clique sur le bouton Renommer.]

[L'utilisateur clique sur le bouton Importer et pointe l'option Importer des dossiers.]

[L'utilisateur glisse-dépose le dossier Vidéos Modes d'emploi depuis la fenêtre Téléchargements de son système d'exploitation vers la zone de dépôt de l'application Fichiers.]

[Le dossier Vidéos Modes d'emploi est importé et une barre de progression indique l'avancement du transfert des fichiers sous-jacents au bas de l'écran.]

Déplacement de dossiers et gestion des droits d'accès

"Lorsque vous sélectionnez le dossier, vous pouvez le supprimer ou le déplacer. Pour le déplacer cliquez sur la flèche, vous pouvez alors choisir le nouveau emplacement de votre dossier. Vous pouvez chercher un dossier, le sélectionner et cliquer sur Déplacer ici. Attention votre dossier obtiendra les mêmes droits d'accès que le dossier de destination. Sinon vous pouvez aussi créer un nouveau dossier et déplacer votre dossier directement dedans."

[L'utilisateur coche la case de sélection du dossier Vidéos Modes d'emploi. Une barre d'actions supérieure s'affiche avec la mention 1 élément sélectionné.]

[L'utilisateur clique sur l'icône de la flèche Déplacer dans la barre d'actions.]

[Une fenêtre modale Déplacer s'ouvre à l'écran.]

[L'utilisateur saisit Kit dans le champ Rechercher un dossier et sélectionne le dossier LaSuite - Kit de communication.]

[L'utilisateur clique sur le bouton Déplacer ici. Une fenêtre modale d'avertissement Transfert de droits indique l'héritage des droits du dossier de destination. L'utilisateur clique sur Annuler.]

[L'utilisateur clique sur l'icône Créer un dossier dans la fenêtre Déplacer.]

[Une fenêtre modale Créer un dossier s'ouvre. L'utilisateur saisit Test mode d'emploi et clique sur Créer.]

[L'utilisateur sélectionne le nouveau dossier Test mode d'emploi et clique sur le bouton Déplacer ici.]

[Le dossier Vidéos Modes d'emploi est déplacé dans Test mode d'emploi et une notification 1 élément déplacé confirme l'opération.]

Tri et filtrage des éléments de l'espace Fichiers

"Enfin, vous pouvez filtrer les vues par ordre alphabétique, par date de dernière modification ou par agent qui a créé le dossier. En cliquant sur dernière modification, vous découvrez d'autres tris disponibles comme la date de création, le type ou la taille du fichier. Vous pouvez aussi filtrer par dossier, par fichier ou réinitialiser la vue. À bientôt pour une nouvelle vidéo mode d'emploi Fichiers."

[L'utilisateur retourne à la racine du dossier Mes Fichiers.]

[L'utilisateur clique sur l'en-tête de colonne Nom pour appliquer un tri alphabétique croissant.]

[L'utilisateur clique sur l'en-tête de colonne Dernière modification. Le menu de tri propose les critères Dernière modification (par défaut), Création, Créé par, Type de fichier et Taille.]

[L'utilisateur clique sur le critère Création, puis sur Type de fichier, puis sur Taille.]

[L'utilisateur clique sur l'en-tête Créé par pour trier par auteur.]

[L'utilisateur clique sur le menu déroulant de filtre Type situé au-dessus du tableau. L'utilisateur sélectionne successivement Dossier, Fichier, puis Réinitialiser.]

[L'écran de fin affiche l'adresse Web lasuite.numerique.gouv.fr et le logo de LaSuite.]

1. Se connecter

Fichiers est accessible à l'adresse : https://fichiers.numerique.gouv.fr/

Procédure de connexion à Fichiers via ProConnect

Descriptions détaillées des images

Contexte global :

Cette galerie accompagne la documentation d'utilisation de l'outil Fichiers de la suite numérique de l'État. Elle décrit la procédure pas à pas pour s'authentifier sur la plateforme en utilisant l'accès ProConnect et la fédération d'identité Renater de son établissement universitaire. En la parcourant, le lecteur apprend à effectuer la recherche de son établissement, à enregistrer ses préférences de connexion et à saisir ses identifiants institutionnels jusqu'à la confirmation de l'authentification[cite: 2].

Image 1 : Diapositive montrant la page d'accueil de l'outil Fichiers

Cette diapositive présente l'accès initial au service Fichiers de la suite numérique de l'État. L'écran se divise entre des explications textuelles à gauche et une capture d'écran de la page d'accueil à droite. La page d'accueil affiche l'adresse https://fichiers.numerique.gouv.fr/ ainsi que le titre principal « Stockez et partagez vos documents, en toute sécurité ». L'utilisateur doit cliquer sur le bouton Se connecter, mis en évidence en rouge au centre et en haut à droite, afin d'initier la procédure d'authentification.

Image 2 : Étape 1 — Diapositive montrant le choix de la Fédération Renater

Cette diapositive illustre la première étape du processus d'identification sur la plateforme. La zone de gauche rappelle la consigne de connexion tandis que la partie droite montre le formulaire d'authentification. La fenêtre Se connecter ou s'inscrire à propose un champ de saisie d'adresse mail professionnelle ainsi que des options de connexion alternatives. Pour utiliser son compte universitaire, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton Fédération Renater encadré en rouge au bas du formulaire.

Image 3 : Étape 2 — Diapositive montrant la recherche de l'établissement

Cette diapositive montre la deuxième étape permettant de trouver son établissement d'origine via le service ProConnect. Le panneau de gauche explicite les consignes numérotées, accompagnées de la capture de l'interface ProConnect sur la droite. L'interface affiche le champ de recherche dans lequel le terme jaures a été saisi, déclenchant l'apparition d'une liste déroulante. L'utilisateur clique sur la ligne Université Toulouse Jean Jaurès pour sélectionner son établissement.

Image 4 : Astuce — Diapositive montrant la mémorisation du choix d'établissement

Cette diapositive présente une astuce pour simplifier les connexions ultérieures sur la plateforme ProConnect. Un bandeau latéral bleu identifié par le mot Astuce est positionné à gauche, tandis que les options de mémorisation sont encadrées en rouge sur la capture d'écran à droite. Deux options de mémorisation sous forme de cases à cocher sont proposées :
* Se souvenir de mon choix pour cette session pour conserver l'établissement actif jusqu'à la fermeture du navigateur
* Se souvenir de mon choix définitivement pour enregistrer la préférence de manière permanente sur le poste personnel
Cocher l'une de ces options permet d'éviter de répéter la recherche d'établissement lors des connexions futures.

Image 5 : Étape 3 — Diapositive montrant la confirmation de l'établissement

Cette diapositive détaille la troisième étape consistant à valider le choix de l'établissement. Les consignes de validation figurent à gauche et l'écran de confirmation ProConnect est reproduit sur le côté droit. Le nom de l'établissement sélectionné, Université Toulouse Jean Jaurès, est affiché au-dessus du bouton de validation. L'utilisateur clique sur le bouton rouge Sélection pour confirmer son choix et être redirigé vers le portail de son université.

Image 6 : Étape 4 — Diapositive montrant la saisie des identifiants universitaires

Cette diapositive illustre la quatrième étape correspondant à l'authentification sur le portail institutionnel. Le texte explicatif se trouve à gauche, tandis que le formulaire de connexion à fond bleu nuit est affiché sur la droite. Le formulaire comporte le logo de l'Université Toulouse - Jean Jaurès ainsi que deux champs de saisie pour l'identifiant (format prenom.nom) et le mot de passe habituel. L'utilisateur saisit ses identifiants universitaires puis clique sur le bouton Me connecter encadré en rouge pour valider.

Image 7 : Étape 5 — Diapositive montrant le message de connexion réussie

Cette diapositive conclut le processus d'authentification en confirmant le succès de la connexion. La présentation comporte le titre Connexion réussie !, un symbole de coche vert central et une note d'information au bas. Le texte indique à l'utilisateur qu'il est désormais authentifié via ProConnect. Il est également informé de sa redirection automatique vers le service Fichiers pour démarrer son utilisation.

Condition d'accès unique : être agent de la fonction publique d'État. Aucune autre inscription n'est nécessaire.

2. Comprendre l'espace de travail sur Fichiers

L'écran de Fichiers est volontairement simple et épuré, avec une parenté visuelle a celle d'un drive.

Capture d'écran annotée de l'interface de gestion de fichiers

Détail du panneau latéral.

Mes fichiers correspond à l'espace de stockage des dossiers et fichiers que vous avez créés ou importés.
Partagés avec moi ne montre que les dossiers et fichiers qui vous ont été partagés par d'autres utilisateurs.
Récents affiche tous vos fichiers par ordre chronologique.
Favoris rassemble les fichiers ou dossiers que vous avez marqués comme favoris, afin de les retrouver plus rapidement.
La corbeille centralise temporairement les fichiers supprimés. En l'absence de restauration dans un délai de 30 jours, ces fichiers sont définitivement supprimés.

3. Principe de fonctionnement de Fichiers

Fichiers fonctionne sur le même principe qu'un drive grand public, c'est à dire un espace de stockage et de collaboration en ligne, accessible depuis un navigateur, où les documents sont centralisés plutôt que dispersés dans des pièces jointes envoyées par mail ou par messagerie.

Attention : Fichiers n'est pas un outils d'archivage. L'archivage des documents est un processus règlementé sous la responsabilité du service des archives de l'université. Cadre réglementaire de la gestion documentaire.

Quatre fonctions à retenir :

Stockage : jusqu'à 5 Go par fichier, et 15 Go au total par utilisateur.
Partage : possibilité d'inviter des collègues par email pour partager un dossier/document par simple lien. Le partage se fait au niveau du dossier ou du document lui-même. Partager un dossier met à jour automatiquement les droits d'accès sur tous les documents et sous-dossiers qu'il contient.
Collaboration ou coédition : la suite OnlyOffice, nativement installée sur Fichiers, permet d'éditer et de collaborer en temps réel à plusieurs aussi bien sur des documents textes, diaporamas et tableurs compatibles Microsoft Office, mais aussi Only Office.
Import/export : les documents existants peuvent être importés directement dans Fichiers plutôt que d'être échangés par pièce jointe, ce qui centralise le travail et évite la multiplication des versions envoyées par Tchap ou par mail. De même, il est possible d'exporter sur son ordinateur tout le contenu d'un dossier en une seule fois.