Fiche d'identité de Docs

Qu'est-ce que Docs ?

Docs est l'éditeur collaboratif de documents de LaSuite numérique de l'État, développé et maintenu par la Direction interministérielle du numérique (DINUM) . Accessible depuis un navigateur web sans installation, il est ouvert à l'ensemble des agents de la fonction publique.

Dans l'écosystème de LaSuite, Docs occupe trois fonctions complémentaires :

• La prise de notes et la co-rédaction en temps réel, pour remplacer des outils comme Microsoft One Note ou Google Keep
• La création de documents exportables de type, Word et PDF
• La construction de bases de connaissances structurées (wikis institutionnels ou pédagogiques).

Une logique différente de Word

Docs n'est pas seulement un traitement de texte en ligne. Son usage le plus courant, créer un document, le partager, le modifier, est immédiat et intuitif.

Sa valeur réelle réside dans une capacité différente : organiser et maintenir collectivement la connaissance d'une équipe ou d'une communauté, de façon vivante et consultable.

Cela implique un changement de pratiques :

Comparaison entre les habitudes bureautiques traditionnelles et le paradigme Docs

Logique Word	Logique Docs
Un fichier Word = un document autonome	Une page Docs = un nœud dans un ensemble structuré
Je rédige, je sauvegarde, c'est terminé	Le document est maintenu collectivement, sans état « final »
Je cherche un fichier sur le réseau	Je navigue dans une arborescence ou j'utilise le moteur de recherche interne
La mise en forme organise le document	L'arborescence de pages organise la connaissance

La question à se poser avant de créer un document n'est pas « qu'est-ce que je veux écrire ? » mais « quelle place occupe cette information dans ce que mon équipe ou ma composante doit pouvoir retrouver ? »

Ce changement de logique n'est pas une difficulté technique. C'est une question d'organisation préalable, indépendante de l'outil lui-même. Qu'est-ce qu'un système de gestion des connaissances (KMS) ?

Ce que Docs permet de faire

• Co-rédiger en temps réel : plusieurs contributeurs travaillent simultanément sur le même document, avec visualisation des curseurs de chacun,
• Interagir via les commentaires : les collaborateurs annotent des portions de texte et échangent à travers des fils de réponses hiérarchisés, permettant un suivi fluide des discussions et des suggestions en temps réel,
• Exporter un document : au format .docx, .odt ou .pdf pour l'imprimer ou le télécharger
• Présenter sans diapositives : les agents utilisent le document comme support de réunion dynamique en y insérant en direct des commentaires, fusionnant ainsi le support visuel et la prise de notes dans un document unique qui peut être facilement partagé aux personnes concernées, Penser son KMS avant de le construire
• Structurer une base de connaissances : organiser des pages en arborescences imbriquées (documents parents et sous-documents) pour constituer un wiki de composante, de laboratoire ou de service,
• Naviguer dans une documentation étendue : un moteur de recherche interne permet de retrouver une page par son titre au sein d'une arborescence,
• Accéder à une assistance rédactionnelle : correction orthographique, reformulation, traduction, via L'IA institutionnelle Albert (modèle Mistral), disponible pour tous les agents,
• Générer automatiquement des comptes rendus : les transcriptions produites par l'outil Visio de la Suite sont transférées automatiquement vers Docs,
• Consulter en mobilité et hors ligne : un document déjà ouvert reste accessible et éditable sans connexion ; les modifications sont resynchronisées au retour du réseau,
• Restaurer une version antérieure : l'historique des versions est enregistré automatiquement et permet de revenir à un état antérieur du document en cas de suppression ou de modification involontaire,

Fonctionnement et partage

L'interface repose sur un système de blocs (paragraphes, titres, listes, citations, tableaux, médias) que l'utilisateur manipule sans options de mise en forme avancée. Ce parti pris concentre l'attention sur le contenu plutôt que sur la présentation. L'essentiel restant la connaissance et non la mise en page.

Trois niveaux de partage sont disponibles :

• Privé : accessible uniquement aux personnes invitées nominativement
• Connecté : accessible à tout agent authentifié via ProConnect.
• Public : accessible en lecture ou en édition à toute personne disposant du lien, sans compte requis

Les droits (lecteur, éditeur, administrateur, propriétaire) se gèrent au niveau du document parent et se propagent aux sous-documents. Il est possible de définir des règles de partage différentes pour un sous-document spécifique.

Place dans l'écosystème de la Suite

Docs s'intègre nativement avec les autres outils de LaSuite :

• Visio → Docs : les transcriptions d'une visioconférence sont transmises automatiquement sous forme de document Docs
• Docs ↔ Tchap : les liens vers des documents Docs peuvent être partagés directement dans les canaux de messagerie instantanée

Docs n'est pas un outil de stockage de fichiers. Pour l'archivage de documents aux formats variés (PDF, tableurs, présentations), l'outil dédié est Fichiers, l'autre composante du système documentaire de la Suite.

Docs et Fichiers : deux outils, deux logiques documentaires

LaSuite propose deux outils complémentaires qui couvrent ensemble l'ensemble des besoins documentaires d'une équipe ou d'une composante :

Comparaison des caractéristiques et usages de Docs et Fichiers

	Docs	Fichiers
Fonction principale	Rédaction collaborative et base de connaissances (KMS)	Stockage et gestion électronique de documents (GED)
Type de contenu	Textes rédigés, wikis, comptes rendus, notes	Fichiers de tous formats (PDF, DOCX, XLSX, vidéos…)
Logique d'usage	Document vivant, co-construit, consultable	Fichier archivé, versionné, organisé en dossiers
Équivalent connu	Notion, Confluence, pad collaboratif	Réseau partagé de l'université, Résana

Ces deux outils ne sont pas redondants. Ils correspondent à deux moments distincts du cycle de vie de l'information : sa construction et sa consultation (Docs), puis son archivage et sa conservation (Fichiers).

Prérequis et accès

• Authentification : ProConnect avec une adresse e-mail professionnelle de la fonction publique d'État; Se connecter avec ProConnect
• Installation : aucune, accès direct via navigateur web
• Souveraineté : hébergement en France sur et code source ouvert (licence MIT)
• Limites de l'outil : Docs n'est pas homologué pour les documents à diffusion restreinte (DR) ; il ne se substitue pas à un système d'archivage à valeur probante

Pour bien débuter

Accéder à la documentation officielle de Docs.