Présentation de LaSuite numérique de l'état

Depuis l’avènement d’Internet dans les années 1990, collaborer se résumait à s'envoyer des fichiers par e-mail entre collègues et chacun disposait d'une version différente d'un même document.

Dans les années 2010 avec l’émergence du des outils comme le SCOUT ont révolutionné nos usages collaboratifs mais ont très peu évolués depuis, contrairement à nos besoins.

Des outils actuels qui montrent leurs limites

Même si le SCOUT a démontré son utilité, trois points de frustration reviennent constamment.

Tout d’abord, trouver un document relève souvent du parcours du combattant. Dès que l’emplacement exact d’un fichier est oublié ou qu’il a été créé par un collègue, les chances de le retrouver deviennent quasi nulles.

Puis, la co-édition reste une fonctionnalité incomplète. Travailler à plusieurs sur un tableur, c’est se résigner à une version simplifiée d’Excel et risquer de perdre toutes ses modifications sans explication. D'ailleurs, qui n'envoie plus aucun document par mail ?

Enfin, les outils fonctionnent en silos. Messagerie, stockage de fichiers et visioconférence sont dispersés sur différentes plateformes. Basculer entre eux exige des manipulations manuelles et la gestion de multiples comptes.

Pourquoi Google est devenu la référence et pourquoi cela pose un véritable problème

Google a résolu plusieurs de ces problèmes. La co-édition dans Google Docs est fluide, la recherche est instantanée, et tout est accessible depuis n'importe quel appareil. C'est pour ça que beaucoup d'entre nous l'utilisent à titre personnel et parfois même professionnellement. Google a fixé un standard d'usage et nous nous y sommes habitués.

Mais ce standard a des conséquences qui deviennent de plus en plus problématiques. Tout ce que nous tapons dans un Google Doc, tout ce que nous stockons dans Google Drive, tout ce que nous échangons dans Gmail transite et réside sur des serveurs américains, soumis au droit américain, dont le , qui autorise les autorités américaines à demander accès à ces données, y compris sur des serveurs situés hors des États-Unis. Pour des données d'étudiants, des échanges RH ou des contenus de recherche sensibles, c'est une exposition réelle et une non-conformité qui engage la responsabilité de l'établissement.

Qu'est-ce que LaSuite numérique de l'État ?

La Suite est un ensemble d'outils collaboratifs développé et opéré par la (Direction interministérielle du numérique) pour les agents publics. Elle est construite sur des logiciels open source, hébergée en France sur des infrastructures certifiées (la certification de sécurité la plus exigeante pour les données publiques), et accessible à tous les agents via leur accès universitaires classiques.

Au-delà d'outils, c'est surtouts de nouveaux usages qui deviennent facilement accessibles comme par exemple, la création de base de connaissances de type Wiki avec Docs ou la transcription automatique des réunions dans Visio.

Voici ce qu'elle propose concrètement :

Présentation des différents usages et outils de LaSuite
Usages	Outil	Bénéfices
Rédiger un rapport ou un compte-rendu à plusieurs	📋Docs	Co-édition en temps réel, commentaires, assistant IA intégré, export Word/PDF
Stocker et partager des fichiers Word, Excel, PDF ...	🗃️Fichiers	Drive souverain, partage par lien ou par invitation, recherche avancé de document et de contenu en cours de déploiement
Communiquer sans recourir à WhatsApp	💬Tchap	Messagerie instantanée chiffrée de bout en bout, annuaire centralisé de 800 000 agents publics, accès mobile et ordinateur
Organiser une réunion avec transcription automatique	📽️Visio	Jusqu'à 150 participants, enregistrement + transcription IA vers Docs, passage direct depuis Tchap
Structurer un suivi de projet	📊Grist	Base de données collaborative, sans les limites d'un tableur partagé sur Scout ou Resana

Les outils de la suite sont en constante amélioration. L'essentiel des fonctionnalités seront accessibles fin 2026 et premier trimestre 2027.

Présentation des outils collaboratifs de La Suite numérique

Descriptions détaillées des images

Contexte global :

Cette galerie vise à faire comprendre le rôle de chaque outil de la suite ainsi que leurs fonctionnalités actuelles et futures. Les visuels synthétisent les caractéristiques majeures de la messagerie instantanée, de la visioconférence, de l'édition de documents, de la gestion de données et du stockage en ligne. En parcourant ces fiches, l'utilisateur identifie rapidement les cas d'usage métiers couverts par cet écosystème souverain.

Image 1 : Capture d'écran de la fiche de l'espace de stockage Fichiers

Cette capture d'écran introduit l'outil Fichiers, désigné comme le « Drive » souverain actuellement en version BETA. La structure de l'image affiche le logo du dossier rouge et bleu, un résumé de son intégration à l'écosystème pour le stockage sécurisé, et un tableau des fonctionnalités.

La liste des Fonctionnalités présentes comprend :
* L'import d'arborescences complètes et de formats variés comme Word, Excel, PDF, images et vidéos
* La modification simultanée en ligne via Only Office (similaire à SCOUT)
* Le partage par lien privé ou public avec attribution de rôles précis comme propriétaire, administrateur, éditeur et lecteur
* La prévisualisation directe pour consulter un document sans l'ouvrir

La colonne Fonctionnalités à venir met en lumière de fortes évolutions, notamment le couplage avec Docs, Visio et Tchap, la migration depuis Resana programmée pour fin 2026, et une recherche sémantique ou par IA basée sur le RAG pour indexer le contenu textuel et multimédia. Cet outil garantit aux agents un espace de stockage et de coédition hautement sécurisé.

Image 2 : Capture d'écran de la fiche de l'outil de rédaction Docs

Cette capture d'écran met en avant l'outil Docs, dédié à la rédaction, au partage et à la publication de documents. La mise en page reprend la charte graphique de la suite avec le logo de document bleu, un paragraphe explicatif sur la philosophie de l'écriture collaborative axée sur le contenu, et un tableau récapitulatif.

Sous le label Fonctionnalités présentes, les éléments suivants sont mis en valeur :
* Un système de blocs à glisser-déposer semblable à l'outil Notion
* Une base de connaissances de type Wiki organisée en sous-niveaux
* Des exports aux formats PDF, docx et odt
* Une IA souveraine intégrée pour rédiger, résumer, traduire ou reformuler

À l'inverse, les Fonctionnalités à venir prévoient la gestion détaillée des droits d'accès pour les équipes, l'import de fichiers Word, et la création directe de sites web depuis Docs. Ce service simplifie la coédition et la valorisation des savoirs entre agents publics.

Image 3 : Capture d'écran de la fiche de l'outil de visioconférence Visio

Cette capture d'écran détaille l'outil Visio, la solution officielle de visioconférence de l'État français. L'image se structure avec un en-tête comprenant le logo d'une caméra, une description de l'outil fonctionnant sans installation dans un navigateur web, et un tableau à deux colonnes.

La section Fonctionnalités présentes liste les capacités opérationnelles de l'application :
* Une jauge maximale de 150 participants par réunion
* Des options de collaboration par le chat et le partage d'écran
* L'enregistrement et la transcription directe des échanges dans Docs
* La personnalisation via une salle d'attente et une salle personnelle permanente

La colonne Fonctionnalités à venir mentionne l'arrivée des sous-salles, des sous-titres avec traduction en temps réel, ainsi qu'une connexion native avec Tchap. Cet outil permet d'organiser facilement les réunions interactives quotidiennes des agents.

Image 4 : Capture d'écran de la fiche de l'outil de messagerie Tchap

Cette capture d'écran présente l'outil Tchap au sein de la suite numérique. L'interface affiche en haut le titre de la messagerie sécurisée interministérielle avec son logo, suivie d'un descriptif textuel rappelant l'hébergement des données en France par le ministère de l'Intérieur. Un tableau comparatif sépare les fonctionnalités en deux colonnes principales.

Parmi les Fonctionnalités présentes, on retrouve :
* Le public concerné de 300 000 agents et des salons ouverts aux externes
* Le partage de fichiers jusqu'à 20 Mo et les messages textes ou audios
* Le lancement d'une visioconférence en 1 commande

La colonne Fonctionnalités à venir annonce les appels de groupe vidéo, un indicateur de disponibilité et des connexions avec Fichiers et Docs. Cette fiche permet ainsi de comprendre le rôle de Tchap comme plateforme de centralisation des échanges professionnels sécurisés.

Image 5 : Capture d'écran de la fiche de l'outil de gestion Grist

Cette capture d'écran expose l'application Grist, présentée comme un outil hybride de gestion de données et de pilotage. L'image affiche le titre et l'icône de la solution, une description définissant son positionnement entre tableur collaboratif, base de données relationnelle et plateforme « no-code », suivie d'un tableau à deux colonnes.

Les Fonctionnalités présentes regroupent les capacités de création sur-mesure :
* Des vues personnalisables sous forme de fiches, graphiques, annuaires, calendriers ou Kanban
* Une mise à jour dynamique et instantanée des vues avec les données
* La gestion détaillée des accès et des formulaires d'acquisition souverains conformes au RGPD
* Des opportunités d'automatisation des processus métiers

Les Fonctionnalités à venir se concentrent quant à elles sur l'amélioration de la collecte via les formulaires et la diversification des formats d'imports. Grist permet ainsi aux équipes de concevoir de manière autonome des outils métiers personnalisés.

Pour en savoir plus sur les principaux outils de La Suite

Ce qui rend cette suite différente d'un simple catalogue d'outils, c'est leur interconnexion native. Depuis une conversation Tchap, une commande /visio génère instantanément une salle de réunion. À la fin de la réunion, la transcription arrive automatiquement dans Docs sous forme de compte-rendu brut. En une action IA, Docs transforme ce texte brut en compte-rendu structuré et lisible, que vous partagez directement depuis Tchap à tous les participants. Ce workflow complet, du lancement de la réunion au compte-rendu distribué, se fait en quelques minutes.

Schéma du flux d'interopérabilité entre Tchap, Visio, Docs et Fichiers

Un exemple concret d'utilisation : simplifier les réunions et la création des comptes rendus

La planification et l'organisation des réunions, de l'élaboration de l'ordre du jour à la rédaction du compte rendu, en passant par l'animation de la séance, représente souvent une tâche particulièrement chronophage.

L’interopérabilité des outils au sein de la suite se révèle alors comme un atout majeur, non seulement pour gagner un temps précieux, mais surtout pour nous faciliter grandement la vie.

Gestion de réunions et du compte-rendu avec Docs et Assistant Transcripts (temps de visionnage 5 min)

Résumé : Cette vidéo démontre l'utilisation combinée de l'outil Docs et de l'Assistant Transcripts pour la gestion de réunions. L'utilisateur présente des diapositives en plein écran depuis Docs tout en rédigeant un compte-rendu collaboratif en temps réel. La procédure illustre également l'enregistrement audio, la transcription automatique par l'intelligence artificielle souveraine Albert, et l'exportation du texte vers un nouveau document Docs. Enfin, la présentation montre comment exploiter les fonctions de reformulation et de résumé de l'Action IA pour optimiser la prise de notes.

Voir la transcription

Transcription textuelle de la vidéo "Présentation et compte-rendu de réunion avec Docs et Assistant Transcripts"

Vidéo avec narration vocale. Les paroles de l'intervenant sont en italique.
Les actions à l'écran sont décrites entre crochets [ ].

Lancement d'une présentation en plein écran depuis Docs

"J'ai donc créé ici un document avec Docs, que je vais utiliser pour ma réunion. J'ai donc l'ordre du jour et pour se mettre en condition, j'ai repris exactement la présentation de la suite numérique que le Pratice Lab a faite pour la journée banalisée du 2 juillet. Et j'ai reproduit les slides ici directement dans Docs. Donc on a des images, on a du texte, ici on a différentes colonnes, les colonnes peuvent être ajustées, on a tout ce dont on a besoin pour une présentation, sans problème, on a des tableaux, si je veux des tableaux, j'ai exactement toutes mes slides. La question est donc maintenant comment je vais gérer à la réunion. Eh bien c'est très simple, je viens dans le menu à droite, je clique sur les 3 points et je clique sur présenter. Et ici, j'ai mes slides en plein écran, que je vais pouvoir passer aussi bien à la souris que avec les touches du clavier, exactement comme si j'étais sur PowerPoint. C'est donc très simple à faire, un simple document et présenté en diapositive, tout ça avec un outil souverain indépendant des outils américains."

[L'utilisateur fait défiler le document Docs contenant le texte Ordre du jour et des images. L'utilisateur clique sur le bouton avec trois points situé en haut à droite de l'écran de l'application Docs. L'utilisateur clique sur l'option Présenter.]
[L'application Docs affiche la présentation sous forme de diapositives en plein écran.]

Séparation de l'écran pour la prise de notes collaborative

"Mais l'intérêt d'utiliser Doc pour une réunion va bien au-delà. Pour vous montrer, on va se mettre en configuration de réunion. Sur l'écran de gauche, j'ai donc les slides qui vont être gérées par la personne en charge de la réunion. Et sur la partie de droite, eh bien j'ai le document qui lui est collaboratif qui va être ouvert par la personne en charge de rédiger le compte-rendu. Et ce qui est très intéressant, c'est que je peux prendre des notes en temps réel sur le document et que cela n'affecte nullement les différentes slides. Autrement dit, je peux garder ma présentation exactement comme j'avais prévu de l'utiliser. Et en même temps, je peux commencer à rédiger le compte-rendu."

[L'utilisateur sépare l'affichage en deux fenêtres distinctes positionnées côte à côte. L'utilisateur fait défiler la présentation dans la fenêtre de gauche. L'utilisateur tape le texte Je peux prendre des notes en temps réel dans le document Docs ouvert dans la fenêtre de droite.]
[Le texte saisi s'affiche instantanément dans la fenêtre de droite sans modifier le contenu de la fenêtre de gauche.]

Enregistrement de la réunion avec l'Assistant Transcripts

"Mais l'intérêt de la suite ne s'arrête pas simplement à rédiger le compte-rendu pendant la réunion. Je vais utiliser un autre outil, qui est l'Assistant Transcripts, qui est un des outils de la suite numérique aussi. Alors il est très intéressant entre autres parce qu'il existe une version iOS et Google. Autrement dit, je peux l'avoir sur mon téléphone et pouvoir enregistrer toutes les réunions même sans mon ordinateur. Donc évidemment, il faut se connecter avec son compte ProConnect. Et pour l'utiliser, c'est très simple, il suffit de cliquer sur nouvel enregistrement, et c'est parti. Donc je peux passer mes différentes slides. Donc et bien dans les années 2000, quand on a inventé l'informatique personnelle, et bien collaborer c'était stocker des fichiers sur une clé USB pour se les prêter ou on se les envoyait par mail. Ma présentation étant finie, je n'ai plus qu'à cliquer sur arrêter."

[L'utilisateur ouvre l'interface de l'Assistant Transcripts dans un nouvel onglet du navigateur. L'utilisateur clique sur le bouton rouge Nouvel enregistrement.]
[L'enregistrement audio démarre et un chronomètre indique le temps écoulé à l'écran.]
[L'utilisateur fait défiler les diapositives de la présentation Docs. L'utilisateur clique sur le bouton Arrêter de l'Assistant Transcripts.]
[Le chronomètre de l'enregistrement s'arrête et l'enregistrement se termine.]

Traitement de l'audio et affichage de la transcription textuelle

"Et je vois que immédiatement, le l'audio est envoyé sur l'IA souveraine de l'État, c'est-à-dire Albert. Et dans quelques secondes, ou parfois quelques minutes, je vais avoir la transcription. Donc je clique, et ici j'ai toute la transcription. Alors comment ça fonctionne, c'est très simple, je me positionne quelque part, et j'ai le le curseur audio qui se met au bon endroit. C'est donc très intéressant pour pouvoir vérifier un paragraphe qui nous semblerait douteux un petit peu, pour être sûr de ce qui a été dit."

[L'interface de l'Assistant Transcripts génère un nouveau fichier audio nommé Enregistrement 27/06/2026, 15:45.]
[L'utilisateur clique sur le fichier nommé Enregistrement 27/06/2026, 15:45.]
[L'interface affiche la transcription textuelle complète générée par l'intelligence artificielle Albert.]
[L'utilisateur clique sur un mot spécifique dans le texte de la transcription.]
[Le curseur de lecture audio se déplace automatiquement à l'endroit temporel correspondant au mot cliqué.]

Exportation et duplication de la transcription dans Docs

"Alors maintenant, comment je vais l'utiliser pour mon compte-rendu ? Et bien la première chose, c'est de l'ouvrir dans Docs. Donc je clique sur le bouton, et j'ai ma transcription qui est ici. Par mesure de sécurité, je vais le dupliquer. Donc je viens sur le menu de gauche. Et ici maintenant, donc je vais pouvoir prendre mon compte-rendu, et ajouter les parties sur les différentes slides."

[L'utilisateur clique sur le bouton Ouvrir dans Docs situé dans l'interface de l'Assistant Transcripts.]
[Un nouveau document Docs contenant la transcription complète s'ouvre.]
[L'utilisateur clique sur l'icône de dossier dans le menu latéral gauche du document Docs. L'utilisateur sélectionne l'option Dupliquer.]
[L'application crée un nouveau fichier de sauvegarde nommé Copie de Enregistrement 27/06/2026, 15:45.]

Reformulation du texte transcrit avec la fonction Action IA

"Donc dans les années 2000, jusque les fichiers de type Word, je viens ici, et je le rajoute. Alors, la première des choses que l'on va remarquer, c'est que en général, à l'oral, on ne s'exprime pas de la même façon que quand on veut rédiger un compte-rendu. Donc ici c'est très simple, je peux prendre mon paragraphe, je viens dans les fonctionnalités Action IA, et je clique sur reformuler. Et là, automatiquement, ça va être reformulé sur un ton neutre, typiquement celui qu'on utilise dans nos documents administratifs."

[L'utilisateur copie un paragraphe de texte depuis la copie de la transcription. L'utilisateur colle le paragraphe dans le document de compte-rendu Docs.]
[L'utilisateur sélectionne le paragraphe collé. L'utilisateur clique sur le menu Action IA de la barre d'outils, puis l'utilisateur sélectionne l'option Reformuler.]
[L'application Docs remplace le texte original par un nouveau texte reformulé dans un style administratif.]

Résumé du texte avec l'Action IA et vérification finale

"Mais je peux encore trouver ce paragraphe un peu long, hein, pour éviter d'alourdir trop le compte-rendu. Donc je resélectionne mon paragraphe, je re-vais dans les actions IA, et ici je vais choisir résumer. Et donc ici j'ai un résumé, très basique, mais fonctionnel, de ce qui a été dit. Alors il faut pas oublier que c'est de l'IA. Donc il faut quand même vérifier la véracité. Et là c'est très facile, en partageant mon écran en deux, je peux vérifier exactement. Et ainsi de suite, je peux venir enrichir chacun des paragraphes de ma présentation."

[L'utilisateur sélectionne le texte nouvellement reformulé. L'utilisateur clique sur le menu Action IA, puis l'utilisateur sélectionne l'option Résumer.]
[L'application Docs remplace le texte sélectionné par une liste à puces synthétique.]
[L'utilisateur affiche de nouveau l'écran divisé en deux fenêtres afin de comparer le document de compte-rendu résumé avec les diapositives de la présentation originale.]

Utiliser le Mode présentation🎬de Docs est vraiment très simple, comme décrit dans ce tutoriel.

Les bénéfices apportés par LaSuite

Au quotidien, c'est d'abord du temps retrouvé. La co-édition dans Docs est réellement simultanée : le curseur des collègues est visible en temps réel, les modifications se synchronisent instantanément, l'historique des versions est conservé.

Sur le plan institutionnel, c'est une cohérence que les outils Google ne peuvent pas offrir. Tchap regroupe dans un annuaire centralisé l'ensemble des agents de la fonction publique d'État, plus de 800 000 comptes actifs. Collaborer avec un collègue d'une autre université, d'un rectorat ou d'un ministère ne demande plus d'échanger des numéros de téléphone personnels ou de créer des groupes WhatsApp.

Pour assurer la souveraineté et la conformité RGPD, toutes les données traitées dans LaSuite restent en France, sur des hébergements . L'IA intégrée (basée sur , la plateforme IA interministérielle) ne transfère pas les contenus vers des serveurs d'OpenAI ou de Google.

Pour se tester

Évaluation des connaissances : Enjeux stratégiques et maîtrise des outils de La Suite numérique

Question 1

Qu'est-ce que ProConnect et quel est son intérêt majeur pour la collaboration entre ministères ?

Réponse 1

ProConnect (anciennement AgentConnect) est un service d'authentification unique (SSO) sécurisé. Son intérêt majeur est de briser les silos administratifs en permettant à tout agent public, quelle que soit son administration d'origine, de collaborer instantanément avec ses collègues sur l'ensemble des outils de La Suite avec un seul identifiant professionnel
Question 2

Pourquoi le choix de briques "open source" est-il considéré comme un atout de souveraineté pour l'État ?

Réponse 2

L'utilisation de briques open source (comme Matrix pour Tchap ou LiveKit pour Visio) garantit la réversibilité totale des données et évite le verrouillage technologique par des fournisseurs privés. Cela permet à l'État de maîtriser ses coûts, d'auditer le code pour plus de sécurité et de garantir que les outils restent utilisables et auto-hébergeables, même en cas de changement de politique budgétaire
Question 3

Quel est l'avantage de l'hébergement SecNumCloud pour les données des agents publics ?

Réponse 3

L'hébergement sur des infrastructures certifiées SecNumCloud (comme Outscale) garantit que les données sensibles de l'administration restent stockées et traitées en France. Cela assure une protection juridique et technique stricte contre les ingérences ou les lois extra-territoriales étrangères, tout en offrant un niveau de cybersécurité maximal homologué par l'ANSSI
Question 4

Comment l'interopérabilité entre Visio et Docs facilite-t-elle le travail quotidien des équipes ?

Réponse 4

À la fin d'une réunion Visio, l'outil peut envoyer automatiquement une transcription textuelle de l'échange directement dans un document Docs. Couplée à l'intelligence artificielle intégrée, cette fonctionnalité permet de générer des comptes rendus synthétiques en quelques secondes, évitant ainsi la tâche fastidieuse de la prise de notes manuelle
Question 5

En quoi la philosophie de l'outil Docs diffère-t-elle d'un logiciel de traitement de texte classique comme Word ?

Réponse 5

Docs privilégie le contenu sur la forme grâce à une interface minimaliste basée sur un système de "blocs". Contrairement aux logiciels de mise en page complexes, il est conçu pour l'écriture collaborative en temps réel et la structuration de bases de connaissances (Wikis) via des sous-documents, permettant de créer rapidement une "source de vérité unique" pour une équipe

Question n°1 / 5

Description des questions/réponses

Objectifs pédagogiques
À l'issue de ce test, l'apprenant doit être capable de :

Comprendre les enjeux de souveraineté numérique : Identifier l'importance d'un hébergement certifié SecNumCloud en France et l'utilisation de briques open source pour garantir le contrôle permanent de l'État sur ses données et éviter le verrouillage par des fournisseurs privés,.
Expliquer le rôle de l'identité numérique unifiée : Savoir comment le service ProConnect brise les silos administratifs en permettant une collaboration fluide et instantanée entre agents de différents ministères ou organisations.
Identifier les gains d'efficacité par l'interopérabilité : Reconnaître les bénéfices concrets de l'interconnexion entre les outils, comme la capacité de générer un compte rendu automatique dans Docs à partir d'une transcription de réunion Visio.
Distinguer les nouvelles philosophies de travail collaboratif : Comprendre en quoi l'approche de l'outil Docs (priorité au contenu et coédition en temps réel) diffère des logiciels de bureautique traditionnels pour favoriser la création d'une "source de vérité unique".
Analyser la valeur métier des "communs numériques" : Appréhender pourquoi ces outils sont co-construits avec les agents pour répondre précisément aux besoins spécifiques du service public (gestion de crise, suivi de dossiers, etc.).

Par où commencer ?

Le guide utilisateur de la suite : pour commencer en toute autonomie
Débuter avec Docs : l'écriture collaborative et la création de bases de connaissances
Débuter avec Visio : la visioconférence simplifiée
Débuter avec Tchap : la messagerie instantanée
Débuter avec Fichier : le Drive souverain
Débuter avec Grist : le tableur collaboratif