Quels outils choisir pour collaborer avec mes collègues ?
La collaboration entre collègues concerne les personnes qui co-produisent et modifient ensemble l'information, ce qui implique d'organiser le stockage et de structurer rigoureusement les droits d'accès (propriétaire, administrateur, éditeur, lecteur) en appliquant le Chaque utilisateur doit accéder uniquement aux documents strictement nécessaires à l'accomplissement de sa mission.En savoir plus pour sécuriser les espaces de travail.
Exemples
1. Collaboration entre enseignants : la co-conception d'un module pédagogique
Contexte : Plusieurs enseignants collaborent à l'élaboration et à la mise à jour du syllabus de leur Master, des travaux dirigés et de la base de connaissances d'un cours.
Modalités de travail : Ils créent un répertoire sur l'outils Fichiers de La Suite numérique. Connectés via ProConnect est la solution d’authentification professionnelle des agents de l'état.
Il permet à une personne d’utiliser son identité professionnelle pour se connecter à des services publics en ligne, sans créer un compte spécifique pour chaque service. avec le rôle d'éditeurs, ils co-écrivent le contenu directement en ligne, évitant ainsi la multiplication des fichiers ou des versions (« version_finale_v2 »).
2. Collaboration entre personnels BIATSS : la préparation des réunions de service
Contexte : Une équipe administrative prépare collectivement les ordres du jour, les relevés de décisions et les procédures internes du service définies lors des réunions.
Modalités de travail : L'équipe centralise ses documents sur le serveur de fichier Commun de l'INSPÉ (ou Hawaï pour l'UT2J) plutôt que de s'échanger des pièces jointes par email, ce qui évite la duplication des données et les coûts de stockage superflus tout en garantissant la bonne gouvernance des données et la sécurisation de l'archivage. Pour les échanges informels ou rapides au quotidien, ils privilégient la messagerie Tchap plutôt que de surcharger la boîte mail.
Comment choisir les bons outils de collaboration ?
Le point de départ est d'identifier les membres participant à l'équipe car en fonction de leur statut, ils n'ont pas forcément accès aux mêmes outils. Par exemple, pour accéder aux outils de LaSuite numérique de l'état, il faut avoir accès à ProConnect est la solution d’authentification professionnelle des agents de l'état.
Il permet à une personne d’utiliser son identité professionnelle pour se connecter à des services publics en ligne, sans créer un compte spécifique pour chaque service. . Comment se connecter avec ProConnect ?
CC BY-NC-SA INSPE PRATICE Lab 2026
Description détaillée de l’image
Ce diagramme présente l'orientation vers une solution de stockage de documents en fonction de la composition de l'équipe et de l'utilisation de ProConnect.
À gauche, la question initiale « Qui compose l'équipe ? » est illustrée par un groupe de personnes devant un tableau interactif.
Trois branches principales se détachent :
- BIATSS uniquement : orientation vers le Serveur de fichiers (Commun INSPÉ ou Hawaï UT2J)
- BIATSS + enseignants + extérieurs avec ProConnect : orientation vers l'Outil Fichiers de LaSuite numérique
- BIATSS + enseignants + extérieurs sans ProConnect : orientation vers le Porte-documents Partage
Le schéma permet d'identifier l'outil de partage de fichiers adéquat selon l'authentification et les profils membres.
Une fois ces documents finalisés et stockés, ils peuvent être diffusés auprès des étudiants ou d'autres collègues. Quels outils choisir pour diffuser des documents aux étudiants ou aux personnels ?