Quels outils choisir pour diffuser des documents aux étudiants ou aux personnels ?

Une fois les documents créés et stockés comme par exemple dans l'outils Fichiers de LaSuite numérique de l'État, il peut être nécessaire de les diffuser à différents utilisateurs tels que les étudiants ou des collègues. Quels outils pour collaborer avec mes collègues ?

L'application des règles de gouvernance des données et du stipule que l'on accorde l'accès en écriture uniquement à ceux qui doivent créer ou modifier le document

Ensuite, on octroie un accès en lecture aux utilisateurs finaux comme les étudiants ou des agents, c'est à dire ceux qui ont uniquement besoin que de consulter l'information.

Multiplier les droits d'édition sans nécessité augmente le risque d'erreur, de fuite ou de modification non contrôlée.

Exemples

1. Collaboration entre enseignants : la co-conception d'un module pédagogique

Contexte : des enseignants ont élaborer sur l'outil Fichiers de LaSuite numérique la mise à jour du syllabus de leur Master, des travaux dirigés et de la base de connaissances d'un cours.

Modalités de travail : Le syllabus étant une information publique, il sera diffusés sur le site internet de l'établissement. Les travaux dirigés et les cours étant des documents pédagogiques, seront diffusés sur le Moodle de l'établissement.

2. Collaboration entre personnels BIATSS : la rédaction des procédures interne et des formulaires d'inscription à destination des étudiants

Contexte : Une équipe administrative a élaboré collectivement des procédures internes du service ainsi que les formulaire d'inscription pour les étudiants. Ces documents sont stockées sur le serveur de fichier Commun de l'INSPÉ (ou Hawaï pour l'UT2J).

Modalités de travail : Les procédures internes au service ne concernant que les membres du service, elles peuvent rester sur le sur le serveur de fichier Commun de l'INSPÉ (ou Hawaï pour l'UT2J) ou, pour plus de facilités d'accès et de lecture, être regroupées dans l'outil Docs de LaSuite numérique avec un droit d'accès privé, réservé aux seuls membres de l'équipe. Les formulaires d'inscriptions à destination des étudiants étant public, ils seront diffusé dans l'outil Fichiers de LaSuite numérique avec un lien public pour pouvoir être aisément téléchargés.

Comment choisir le bon outil de diffusion ?

Le choix de l'outil final dépend de 3 paramètres :

L'utilisateur final, notamment s'il a accès aux outils de LaSuite numérique de l'État.
Si les documents contiennent des données personnelles.
La nature des documents, administratifs ou pédagogique

Pour s'y retrouver, vous pouvez vous aider de cet arbre de décision.

Schéma de décision des solutions de stockage selon l'utilisateur final